Bauarchiv digitalisieren: Kein Budget? Kein Problem.
Immer mehr Städte und Gemeinden setzen bei der Digitalisierung ihres Bauarchivs auf einen pragmatischen Ansatz: Unterlagen werden dann digitalisiert, wenn sie tatsächlich gebraucht werden. Viele Verwaltungen lösen die Kostenfrage dabei so, dass die Digitalisierung im Anfragefall direkt dem Gesuchsteller verrechnet wird. So wächst das digitale Bauarchiv Schritt für Schritt, ohne dass zu Beginn zwingend ein separates Projektbudget erforderlich ist.
Der Auslöser ist meist ganz praktisch: Bauakten werden benötigt und müssen schnell verfügbar sein.
Schnell finden statt lange suchen
Der Mehraufwand entsteht weniger durch den Bedarf an sich, sondern durch die physische Zirkulation von Papierakten: Unterlagen sind gerade in Verwendung, wurden falsch zurückgestellt oder sind nur mit Aufwand auffindbar. Und selbst wenn alles vorliegt, ist es je nach Umfang oft mühsam, die gewünschten Unterlagen innerhalb der Akten schnell zu finden. Durchsuchbare PDF Dokumente mit OCR ermöglichen die Volltextsuche und beschleunigen das Auffinden von relevanten Informationen deutlich.
Aufbereitung nach Ihren Vorgaben
Damit ein digitales Bauarchiv im Alltag wirklich funktioniert, übernehmen wir auf Wunsch die komplette Aufbereitung gemäss Ihren Vorgaben: Arbeitsvorbereitung (z. B. Entklammern), Aussortieren nach Regeln, Ordnen und Neustrukturieren sowie Ablage und Detaillierung gemäss Ihren Anforderung. Die Auffindbarkeit wird je nach Zielablage über Struktur und Benennung oder, falls systembedingt sinnvoll, zusätzlich über Metadaten sichergestellt. Oft ist die Digitalisierung auch eine Chance, die Ablagelogik an heutige Anforderungen anzupassen.
So einfach geht’s
1. Unterlagen zusenden: Das Bauamt sendet die benötigten Akten an uns.
2. Digitale Dateien erhalten: Wir digitalisieren gemäss vereinbarter Struktur und Qualität und stellen die Dateien dem Gesuchsteller sowie der Gemeinde oder Stadt zur Verfügung.
3. Originale zurück oder Vernichtung: Die Originale gehen wieder zurück oder werden auf Wunsch fachgerecht vernichtet und entsorgt.
4. Abrechnung: Die Rechnung geht in den meisten Fällen an den Gesuchsteller.
Pläne und Spezialformate
Die Scanning Center AG digitalisiert für Gemeinden überwiegend Bauarchive und Baugesuchsdossiers inklusive Plänen, sowie ergänzende Unterlagen; wie Fotos und sonstige Beilagen. Dazu gehören auch ältere Planarten, transparente Pläne/Blaupausen. Wir verarbeiten grundsätzlich alle Formate und Grössen, bei Bedarf auch Spezialbeilagen bis hin zu Röntgenfilmen, zum Beispiel aus Schweissnahtprüfungen. Standardmässig digitalisieren wir Dokumente mit 300 dpi und Pläne mit 400 dpi, bei Bedarf angepasst an Vorlage und Verwendungszweck. Auf Wunsch liefern wir im Format PDF/A-2u für die Langzeitarchivierung, wie von Staatsarchiven empfohlen.
Mehr Sicherheit, weniger Substanzverlust
Papierakten verlieren über die Zeit an Qualität durch Gebrauch, Alterung oder nicht optimale Lagerung und können durch Wasser, Schimmel oder andere Ereignisse beschädigt werden. Digitalisierte Unterlagen reduzieren diese Risiken deutlich und erleichtern gleichzeitig eine nachvollziehbare, konsistente Aktenführung.
Schrittweise oder als Gesamtprojekt
Falls Sie den gesamten Bestand digitalisieren möchten, planen wir die Umsetzung so, dass Budget, Anforderungen, Langzeitperspektive und die spätere Nutzung zusammenpassen. Bei längeren Projekten bleibt der Zugriff auf priorisierte Unterlagen möglichst unterbruchfrei, indem benötigte Akten bei Bedarf vorgezogen und bevorzugt verarbeitet werden.
Weitere Kompetenzen
Selbstverständlich digitalisieren wir auch weitere Aktenarten wie Personaldossiers, Schülerakten und andere Verwaltungsdossiers, jeweils gemäss Ihren Vorgaben zu Datenschutz, Aufbewahrung und Zugriffsrechten.
