Dürfen Gemeinden digitalisierte Protokolle online veröffentlichen?
Eine Gemeinde hat die Protokolle ihrer Gemeindeversammlungen, des Rats und der Kommissionen bis ins Jahr 1918 zurück digitalisiert, mehrere Tausend durchsuchbare Dateien. Von den öffentlichen Versammlungen publiziert sie jeweils ein Beschlussprotokoll. Darf sie nun auch die detaillierten Protokolle online stellen? Und gilt eine Wartefrist für die Protokolle nicht öffentlicher Sitzungen, die zum Teil Angaben zu Personen enthalten, etwa aus Einbürgerungen? Wenn ja, wie lange?
Das Wichtigste vorab: Digitalisiertes Archivgut darf nicht ungeprüft online veröffentlicht werden. Massgebend sind kantonales und kommunales Recht. Zwei Beispiele: Im Kanton Basel-Landschaft braucht es für Unterlagen, die weniger als 30 Jahre alt sind oder die spezifische Personendaten enthalten, während der Schutzfrist ein formelles Zugangsgesuch. Nicht anonymisierte Personendaten werden 10 Jahre nach dem Tod zugänglich, spätestens 100 Jahre nach der Geburt oder, wenn diese unbekannt ist, nach der Erstellung. Geheimhaltungspflichten und überwiegende Interessen bleiben vorbehalten. Einbürgerungsakten enthalten Personendaten und können besonders schützenswerte Angaben umfassen.
Während Basel-Landschaft also den Zugang zu Archivgut über das Gesuch sichert, will der Kanton Zürich mit einer laufenden Totalrevision des Archivgesetzes ausdrücklich vorsehen, dass Protokolle und Beschlüsse von Legislative und Exekutive, soweit möglich, digitalisiert und online bereitgestellt werden. Auch Zürich kennt Schutzfristen. Für Personendaten sollen sie weiterhin 30 Jahre ab Dossierschluss betragen, für besondere Personendaten neu 100 statt 80 Jahre. Der Vorentwurf wird aktuell ausgewertet und kann sich noch ändern.
Ein Anspruch auf Zugang bedeutet übrigens nicht, dass Unterlagen einfach so online veröffentlicht werden dürfen. Jede Onlinepublikation braucht Rechtsgrundlage und Interessenabwägung. Prüfen Sie als Gemeinde immer Protokolltyp, Fristen und Personendaten. Schwärzen oder anonymisieren Sie heikle Angaben.
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