Die Mitarbeitenden der Abteilung Tiefbau erfassen seit über zehn Jahren ihre Arbeitszeit in einem spezifischen Zeitwirtschafts- und Rapportsystem an zentralen Arbeitsstationen oder via Terminals.

«Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind beinahe unbegrenzt»

19.04.2021
4 l 2021
  • Institution Gemeinde

In der Zürcher Gemeinde Illnau-Effretikon durchdringt die Digitalisierung sämtliche Arbeitsbereiche. Auch die Werkhofmitarbeiter sind ganz selbstverständlich mit dem Tablet unterwegs. Der Leiter Unterhalt gibt einen spannenden Einblick in die neue Arbeitswelt.

Illnau-Effretikon ist seit dem Zusammenschluss mit Kyburg flächenmässig eine der grössten Gemeinden im Kanton Zürich. Das Zuhause von rund 18000 Einwohnerinnen und Einwohnern liegt am Fusse des Zürcher Oberlandes - eingebettet zwischen den Agglomerationen der Städte Zürich und Winterthur. Aufgrund ihrer zentralen Lage ist die Stadt durch den Öffentlichen Verkehr und einen Autobahnanschluss bestens erschlossen. Man ist schnell da und auch schnell fort – ein idealer Ausgangspunkt für mobile Menschen. Die Stadt ist geprägt von Unterschieden: Stadt und Land, Tradition und Fortschritt, Jung und Alt, Einheimische und Zugezogene. Diese Spannungsfelder miteinander zu verbinden, sie zu nutzen und an ihnen zu wachsen ist unsere Herausforderung. Das Stadtzentrum von Effretikon befindet sich in einer Transformation. Hier werden in den nächsten Jahren einige Neubauprojekte rund um den Bahnhof realisiert und der Stadt ein neues Gesicht verpassen.

Digitalisierung ist eine Frage der Strategie

230 Mitarbeitende erbringen Dienstleistungen für die Bevölkerung in den Abteilungen Präsidiales, Bildung, Gesellschaft, Hochbau, Sicherheit und Tiefbau, wozu auch der Unterhaltsbetrieb zählt. Der siebenköpfige Stadtrat hat die Digitalisierung von Prozessen und Dienstleistungen in seiner Legislaturplanung verankert. Er misst dem Bestreben, mit den Entwicklungen Schritt zu halten und da und dort auch Pionierarbeit zu leisten, hohes Gewicht bei. So zielen denn auch verschiedene Digitalisierungsprojekte auf diversen Ebenen alle in dieselbe Richtung. Viele Vorhaben betreffen die gesamte Stadtverwaltung, andere nur spezifische Abteilungen oder Teilbereiche.

Mobiles Arbeiten im Unterhalt

Bei der Abteilung Tiefbau sind nebst dem Unterhaltsbetrieb die Bereiche Forstbetrieb, Entsorgung und Umwelt, Wasserversorgung, und die Siedlungsentwässerung mit Abwasserreinigungsanlage ARA angesiedelt.  Zur Kommunikation nutzen sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen personalisierten Mailaccount – mobiles Arbeiten ist mit einem sicherheitsverschlüsselten Fernzugriff auf die «ILEF-Plattform» von überall her möglich. Sämtliche Mitarbeiter des Unterhaltsbetriebes verfügen über ein Smartphone. Die Bearbeitung von Aufträgen, E-Mails und Terminen von unterwegs wird so zum Kinderspiel. Ehrlicherweise muss hier aber angefügt werden, dass nicht alle Mitarbeiter die Möglichkeiten voll ausnutzen.

Geografisches Informationssystem «GIS» und Global Positioning System (GPS)

Die Stadt nutzt seit Längerem ein eigenes Geografisches Informationssystem «GIS». Diese Datensammlung erstreckt sich über verschiedene Themen: vom vermeintlich trivialen «Ortsplan» über die Zuteilung der Grabfelder auf dem Friedhof, den Standorten der Abfalleimer bis hin zum Inventar schützenswerter Objekte. Insbesondere die Bereiche Wasserversorgung, Siedlungsentwässerung und die Unterhaltsgenossenschaft nutzen das elektronische Planwerk für deren Leitungskataster. Das GIS ist für den Unterhaltsbetrieb zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Die Plandarstellungen lassen sich in verschiedenen Ebenen mit mehr oder weniger Informationen generieren – auch als Luftaufnahme. Diese Grundlagen werden in die Auftrags-Informationen für die Mitarbeitenden integriert. Das Auffinden von Schächten, deren genaue Vermassung usw. fallen so besonders leicht.

Die Wasserversorgung verfügt seit längerer Zeit über ein GPS-Messgerät, das zur Einmessung von Leitungen wertvolle Dienste leistet. Aufgrund der positiven Erfahrungen hat der Unterhaltsbetrieb entschieden, sich diese Technologie ebenso zu Nutzen zu machen, beispielsweise um nicht-dokumentierte Schächte und Leitungen punktgenau zu erfassen. Die GPS-Technologie bildet dabei ein unverzichtbares Instrument, um überdeckte Schächte oder Grenzpunkte aufzufinden. Dass die gewonnenen Daten danach im GIS abgelegt oder ergänzt werden, stellt die logische Folge dar.

Die Mitarbeitenden der Wasserversorgung haben einen weiteren Schritt zur Arbeitswelt 4.0 vollzogen. Sie erfassen und dokumentieren Daten vor Ort bei den Baustellen und auf Kontrollrundgängen mobil mittels Tablets, wo sie direkt auf sämtliche Hilfsmittel, insbesondere das GIS, oder das QS zugreifen können. Die integrierte Kamera ermöglicht die akkurate Dokumentation. Die anfängliche Skepsis der Mitarbeitenden ist der Freude über die beinahe unbegrenzten Möglichkeiten gewichen. Auch im Unterhaltsbetrieb sollen aufgrund der positiven Erfahrungen die Mitarbeitenden künftig mit Tablets ausgestattet werden. Die Auftragsdisposition und Dokumentation der Arbeiten soll mittelfristig ohne Papier und medienbruchfrei erfolgen.

Aktuell beschäftigt sich der Unterhaltsbetrieb mit der Erfassung sämtlicher im öffentlichen Raum bestehenden Bäume. Die GPS-Technologie ist dabei unverzichtbar. Zur Erstellung eines Bauminventars soll dazu im GIS eine sogenannte «Fachschale» eröffnet werden. Hier werden Standorte und nötige Informationen zu den Bäumen hinterlegt, was die Arbeit für den Unterhalt wesentlich erleichtert. In einer weiteren Phase sollen das öffentliche Mobiliar bzw. Ausstattungen (Sitzbänke, usw.) ebenso im GIS erfasst werden.

Zu den hinterlegten Daten können beliebig Auswertungen und Übersichten für die Arbeitsplanung oder statistische Auswertung erzeugt werden. Die klassische gedruckte Excel-Liste wird dann ausgedient haben.

Elektronische Zutrittssteuerung

Die verschiedenen Betriebsgebäude und Standorte verfügen über ein ausgeklügeltes elektronisches Schliess-System zur Zutrittssteuerung. Die entsprechenden Berechtigungen werden dabei zentral verwaltet. Ein Klick in der Datenbank genügt, um Zutritte temporär zu gewähren oder auch zu entziehen – das erweist sich insbesondere beim Verlust von entsprechenden Zutrittsschlüsseln als praktisch.

Projekt und Geschäftsverwaltung

Digitale Arbeitsrapportierung

Die Mitarbeitenden der Abteilung Tiefbau erfassen seit über zehn Jahren ihre Arbeitszeit in einem spezifischen Zeitwirtschafts- und Rapportsystem an zentralen Arbeitsstationen oder via Terminals. Dabei werden die Einsätze auf individuellen und vordefinierten Leistungsarten und Projekten verbucht (z.B. «Manuelle Strassenreinigung», «Reservoir Reinigung», usw.). Die projektbezogene Verbuchung erlaubt es, Aufwendungen für externe Partner direkt aus der Datenbank zu filtern und in Kombination mit hinterlegten Stundenansätzen Dritten in Rechnung zu stellen (z.B. Winterdienst für Kanton Zürich, Aufwendungen für Veranstaltungen, usw.). Während des letzten Jahres stattete der Unterhaltsbetrieb sämtliche öffentliche Abfallbehälter mit einem sogenannten «NFC-Tag» aus. Die «Near Field Communication» (NFC, zu deutsch Nahfeldkommunikation) stellt im Rahmen eines internationalen Übertragungsstandards den drahtlosen Austausch von Daten über kurze Distanzen sicher. Diese Vorrichtung sorgt für die vereinfachte Aktualisierung der Datenbank via Mobil auf eine Cloudlösung und unterstützt die Mitarbeitenden bei der Protokollierung der Arbeiten bzw. Leerungen. Mit derselben Lösung wird seit letztem Jahr durch die Entsorgung den Füllstand der Unterflursammelstellen überwacht. Messsensoren tasten die Füllmenge ab – das Entleerungs-Intervall wird so optimiert.

Mobilie Echtzeit-Wetterdaten für den Winterdienst

Beim Winterdienst steht den Einsatzleitern ein meteorologisches Wetter-App, welches Prognosen / Alarmierungen für die Strassenzustände liefert, zu Verfügung. Der Zugriff kann via Mobile oder Workstation erfolgen. Die Daten umfassen auch Messdaten der in der unmittelbaren Umgebung vorhandenen Bodensonden des Kantons Zürich und des Bundesamtes für Strassen ASTRA. Der Zusammenzug dieser Echtzeit-Daten unterstützt dem Einsatzleiter die Entscheidungsfindung beim Einsatz.

Alarmierung und Aufgebot

Das Aufgebot der Mannschaft und der Subunternehmer erfolgen über eine spezifische Alarmierungs-Applikation, die in der Verwaltung durch die verschiedensten Stellen genutzt wird. Der Einsatzleiter kann vordefinierte Gruppen oder Fahrzeuge per Knopfdruck aufbieten. Die Alarmierung, die den klassischen «Telefonalarm» abgelöst hat, bringt eine enorme Zeitersparnis. Der Einsatzleiter kann sich innerhalb Sekunden einen Überblick darüber verschaffen, wer den Alarm quittiert hat. Beim Sportzentrum wird dieselbe App für technische Alarme verwendet. Auch im Stadthaus findet sie für Notfallsituationen Einsatz.

Neuer Schadenmelder

Seit einigen Jahren verfügt die Stadt Illnau-Effretikon über eine zentrale Geschäftsverwaltungsapplikation (GEVER). Diese Anwendung stellt die zentrale Datenablage und –Bearbeitung sicher – vom Projektbeginn bis zur Genehmigung durch den Stadtrat bzw. das Parlament. Das Geschäft wird anhand ein und derselben Datenbasis durch sämtliche Instanzen geschleust. Die Mitarbeitenden des Unterhaltsbetriebes nutzen das Programm und legen Werkpläne, Fotos und weitere Informationen zu Strassenbauprojekten, Spielplätzen, usw. darin ab. Die Stadt Illnau-Effretikon konzipiert unter www.ilef.ch eine neue Webseite. Mit der im Frühling geplanten Online-Schaltung wird dabei auch eine Meldeplattform integriert, die es Einwohnerinnen und Einwohner ermöglicht, themengebundene Meldungen direkt der zuständigen Stelle mitzuteilen (defekte Strassen-Leuchten, Verschmutzungen, Vandalen-Schäden, usw.).

Die Stadtverwaltung beschäftigt sich aktuell mit einem übergreifenden Projekt zur medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungen: Vom Rechnungseingang bis zur Visierung, Freigabe und Verbuchung soll der Prozess neu vollständig elektronisch erfolgen. Eine Arbeitsgruppe hat dazu die Konzeption neuer Prozesse aufgenommen. Die Digitalisierung schreitet in grossen Schritten voran. An Ideen, wo weitere Optimierungen und Erweiterungen (beispielsweise im GIS) umgesetzt werden können, mangelt es im Unterhaltsbetrieb und auch bei der Stadt Illnau-Effretikon nicht.

Sascha Gonser
Leiter Unterhaltsbetrieb Illnau-Effretikon