Digitale Archivierung: Das müssen Gemeinden wissen

Das Prinzip der Archivierung ist im analogen wie digitalen Zeitalter grundsätzlich gleich: Wichtige und archivwürdige, das heisst dauerhaft aufzubewahrende Dokumente kommen ins Gemeindearchiv. Analoge Unterlagen werden in alterungsbeständiges Archivmaterial verpackt, verzeichnet und in einem geeigneten Archivraum abgelegt. . Dort können sie bei Bedarf herausgesucht und konsultiert werden. Bei digitalen Unterlagen funktioniert das gleich: Sie werden in «digitalen Archivpaketen» verpackt, diese werden in einem System verzeichnet und auf einer speziellen Speicherinfrastruktur abgelegt. Von dort können sie hervorgeholt werden, wenn sie benutzt werden sollen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich ein digitales Langzeitarchiv nicht mehr vor Ort in der Gemeinde, sondern an einem beliebigen Standort befinden kann.

Bei digitalen Unterlagen wird unterscheiden, ob sie «born digital» – also digital entstanden und nur digital vorhanden – sind oder ob es sich um Digitalisate von bestehenden physischen Unterlagen handelt. Bei letzterem ist dann eine analoge und digitale Ausprägung vom gleichen Dokument vorhanden. Dabei geht es vielleicht darum, eine Kopie zu machen, zum Beispiel für den einfacheren Gebrauch (Publikation im Internet, Nutzung der Volltextsuche etc.) oder den Versand an eine dritte Partei. Die Digitalisierung kann aber auch eine Sicherung sein, um wichtige Dokumente in einer zweiten Form aufzubewahren. Falls physische Originale in einem konservatorisch schlechten Zustand sind oder vor dem Zerfall gerettet werden müssen (z. B. irreparabler Schimmelbefall, sich zersetzende Fotonegative etc.), kann es auch um eine Ersatzdigitalisierung gehen, wo am Ende nur die digitale Kopie behalten wird. Die Archivierung der digitalen Objekte, ob born digital oder Digitalisate, geschieht aber in beiden Fällen auf die gleiche Weise.

Die gleichen Unterlagen, die bisher schon analog archiviert wurden. Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass bei grossen Datenmengen oft keine Auswahl mehr getroffen wird. So wurden bei Personendossiers in Papierform häufig nur jene Dossiers archiviert, bei denen die Familiennamen mit bestimmten Buchstaben, etwa einem «B» oder «S», beginnen. Bei digitalen Dossiers ist dies nicht zwingend notwendig, da es nicht mehr darum geht, die knappen Platzverhältnisse in Gemeindearchiven möglichst optimal zu nutzen. Allerdings kostet der Speicherplatz eines digitalen Langzeitarchivs ebenfalls Geld – genau wie die Magazinfläche für physische Archivalien.

Man muss hier zunächst die drei Phasen im Lebenszyklus von Unterlagen unterscheiden. Nach der ersten, aktiven Phase, in der Unterlagen entstehen und bearbeitet werden, kommt eine zweite Phase, die als ruhende oder semiaktive Phase bekannt ist. Dabei geht es um die Aufbewahrung der Dossiers nach deren Abschluss. Oft wird auch hier schon vom «Archiv» gesprochen, obwohl es streng genommen erst eine Ablage ist. Diese Daten müssen so lange aufbewahrt werden, wie es die gesetzliche Frist vorsieht. Diese kann je nach Sachgebiet unterschiedlich sein. Am verbreitetsten sind zehn Jahre, welche das OR für Buchhaltungs- und Rechnungslegungsdokumente vorsieht. Bei digitalen Unterlagen werden allerdings kürzere Ablieferungszyklen empfohlen, da eine Applikation während 10 Jahren zahlreiche Anpassungen erfährt oder sogar vollständig durch ein neues System ersetzt wird. Deshalb wird bereits nach Ablauf der zweiten Phase entschieden, was dauerhaft archiviert werden soll. Hier werden archivische Bewertungskriterien angewendet. Diese Unterlagen kommen ins Gemeindearchiv und verbleiben «für immer» dort. Die übrigen Unterlagen, die nicht ins Archiv übernommen werden, werden kontrolliert vernichtet oder gelöscht.

Eine unbefristete Archivierung bedeutet, dass das zuständige Archiv – also das Gemeindearchiv – die Daten und Unterlagen übernimmt, erschliesst, dauerhaft sichert und nutzbar hält. Für eine fachgerechte digitale Archivierung ist der Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs notwendig. Die dauerhafte Ablage von Daten und Unterlagen auf einem Laufwerk, in Microsoft Teams/SharePoint oder in einer Fachanwendung, sei es eine Fallbearbeitungssoftware oder ein GEVER-Tool, ist nicht sinnvoll, selbst wenn diese «Archivlösungen» anbieten. Daten müssen zu einem vorgegebenen Zeitpunkt aus diesen Anwendungen und Laufwerken herausgeholt und entweder dauerhaft archiviert oder gelöscht werden. 

Genau wie bei den physischen Archivalien, die in einem Archivraum unter möglichst guten konservatorischen und sicheren Bedingungen aufbewahrt werden, muss auch das digitale Archiv mit einer entsprechenden Infrastruktur eingerichtet werden. Neben einer geeigneten Software muss auch die Hardware bestimmte Kriterien erfüllen. Dabei wird empfohlen, dass von allen dauerhaft archivierten digitalen Daten drei Kopien an zwei verschiedenen Standorten abgelegt werden.

Digitale Unterlagen müssen in archivtaugliche Dateiformate überführt werden, damit sie langfristig aufbewahrt werden können und lesbar beziehungsweise nutzbar bleiben. Nur dank einer beschränkten Anzahl von Formaten ist es möglich, diese aktiv zu überwachen und bei Bedarf auch Erhaltungsmassnahmen (zum Beispiel Konversionen in andere Formate) durchzuführen. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) pflegt einen Katalog archivischer Dateiformate. Dieser enthält für verschiedene elektronische Ausgangsformate wie Text, Tabellenkalkulation, Bilder, Datenbanken, Audio, Video etc. Empfehlungen und beschreibt, welches Dateiformat sich für die langfristige digitale Archivierung eignet. Grundsätzlich sollten Daten nicht in proprietären, das heisst von einer bestimmten Software abhängigen, Formaten langfristig gespeichert werden.

Diese Frage beschäftigt Archive auf der ganzen Welt. Unsere Erfahrungen mit digitalen Daten sind jung verglichen mit den seit Jahrhunderten und sogar Jahrtausenden überlieferten Informationen auf anderen Datenträgern wie Stein, Keramik, Pergament, Papier oder Mikrofilm. Klar ist, dass digitale Datenträger wie CDs, DVDs oder auch Festplatten-Laufwerke nur eine beschränkte Haltbarkeit von wenigen Jahren oder im besten Fall Jahrzehnten haben. Diese eigenen sich also nicht für die elektronische Langzeitarchivierung. Die Pflege und regelmässige Überprüfung eines digitalen Archivs ist deshalb fast noch wichtiger als bei physischen Unterlagen, welche nach anerkannten Archivstandards gelagert werden.

Es gibt Modelle, die die verschiedenen Massnahmen beschreiben. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST), ein Gemeinschaftsunternehmen verschiedener öffentlicher Archive in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein, hat Minimalanforderungen an ein digitales Langzeitarchiv zusammengestellt, wobei Punkte wie die Organisation, der Umgang mit digitalem Archivgut (Übernahme, Aufbewahrung, Benutzung) sowie Infrastruktur und Sicherheit kurz beschrieben werden. Gerade das Thema Organisation sollte nicht vernachlässigt werden: Die Verantwortlichen müssen sich der rechtlichen Bedingungen, aber auch der benötigten finanziellen und personellen Ressourcen bewusst sein.

Eine frühzeitige Beratung durch Fachpersonen ist sinnvoll. Digitale Geschäftsverwaltung und elektronische Archivierung brauchen durchdachte Konzepte und gute Vorbereitung. Wenn es darum geht, ausgewählte Serien zu digitalisieren, sollte sich die Gemeinde gut überlegen, welche Unterlagen sie digitalisieren will und auch wozu: Was ist der Mehrwert? Wie sieht die digitale Nutzung aus? Was kostet die Digitalisierung und die spätere dauerhafte Speicherung? Die Anforderungen an eine digitale Langzeitarchivierung sind je nach dem recht hoch und entsprechend sollte vorsichtig geplant werden.

Gute Voraussetzungen für die dokumentierte Bearbeitung und Aufbewahrung digitaler Geschäftsunterlagen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen bieten sogenannte Records-Management- bzw. GEVER-Systeme. Solche Programme sind in vielen Gemeinden bereits operativ im Einsatz. Die Aufbewahrung von Unterlagen in solchen Systemen ist aber noch keine digitale Langzeitarchivierung. Es benötigt weitere Schritte, um die archivwürdigen Daten und Unterlagen langfristig und produktunabhängig zu sichern, beispielsweise indem diese über eine vordefinierte Ablieferungsschnittstelle periodisch in ein digitales Langzeitarchiv überführt werden. Die entsprechenden Anbieterfirmen können hier je nach dem beraten und unterstützen.

Vielerorts haben die kantonalen Archive (Staats-, Kantons- oder Landesarchiv) einen gesetzlichen Auftrag, die Gemeinden bei der Archivierung zu unterstützen oder sogar zu beaufsichtigen. Entsprechend können diese für eine Beratung konsultiert werden. Neben den kantonalen Archiven gibt es mehrere Firmen auf dem Markt, welche Gemeinden bei der Archivierung beraten oder die sogar Archivierungsaufgaben im Mandat übernehmen können. Das kann von einer einfachen Sortierung physischer Dossiers bis zum Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs gehen. Ob eine Gemeinde das digitale Langzeitarchiv selbstständig aufbaut und pflegt, diese Aufgabe z. B. im Verbund mit anderen Gemeinden oder dem Kanton erfüllt oder letztlich eine externe Firma mit dem Betrieb eines digitalen Langzeitarchivs beauftragt, muss individuell geprüft werden.

Die regelmässige Pflege ist in einem digitalen Archiv mindestens genau so, wenn nicht sogar wichtiger als bei einem Archiv mit physischen Unterlagen. Der Fachbegriff lautet «Preservation Planning», wobei mit der Planung von Erhaltungsmassnahmen das Ziel erreicht werden soll, die digital archivierten Inhalte langfristig verfügbar und lesbar zu halten. Das beinhaltet, dass man genau weiss, was man eigentlich mit welchen Massnahmen archiviert hat und zum Beispiel regelmässig überprüft, ob Dateigrösse, Dateiformat und Dateivalidität noch mit den Ursprungsdaten übereinstimmen. Unter Umständen ist es nötig, Dateien in ein anderes Format zu migrieren, um deren Haltbarkeit besser gewährleisten zu können. Viele dieser Schritte können automatisiert geschehen, sie bedürfen aber eine entsprechende Infrastruktur und müssen aus Gründen der Nachvollziehbar ausführlich dokumentiert werden.

Der Datenschutz gilt natürlich auch im Gemeindearchiv. Dabei ist die rechtliche Grundlage von Kanton zu Kanton verschieden. Falls es keine kantonalen Datenschutz- oder Archivgesetze gibt, entscheiden die Gemeinden meistens eigenständig. Es wird unterschieden zwischen Unterlagen, die schon vor der Archivierung öffentlich waren und die weiterhin ohne Einschränkung eingesehen werden können, und geschützten Unterlagen. Für Sachakten gibt es oft eine allgemeine Schutzfrist von 15, 25, 30 oder sogar 50 Jahren. Während dieser Zeit können diese Akten nur auf Gesuch unter bestimmten Bedingungen eingesehen werden. Für Akten, die besonders schützenswerte Personendaten enthalten, gelten längere Fristen von meistens 80 bis 120 Jahren. Das Gemeindearchiv ist verantwortlich, dass beim Zugang zum Archivgut einerseits der Datenschutz eingehalten wird, dass aber andererseits die Einsicht dort, wo sie gemäss Gesetz möglich ist, auch gewährt werden kann (z. B. bei Direktbetroffenen, die ihre Akten einsehen möchten). Die Schweizerische Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz (ADK) hat auf ihrer Webseite eine Übersicht über die aktuellen archivrechtlichen Grundlagen in den einzelnen Kantonen zusammengestellt.

Die KOST gibt in den erwähnten Minimalanforderungen an ein digitales Langzeitarchiv auf zwei Seiten eine gute Übersicht, welche Punkte wichtig sind und besondere Beachtung verdienen. Weiter gibt es internationale und nationale Standards zur digitalen Archivierung. Dazu gehören neben ISO-Normen zum Beispiel auch Standards des Vereins eCH, der digitale Ablieferungsschnittstellen oder Formatspezifikationen definiert hat. Bei externen Anbietern sollte darauf geachtet werden, dass sie solche Anforderungen und Standards kennen und dass sich ihre Lösungen bereits in anderen Gemeinden bewährt haben.

Auf dem Schweizer Markt gibt es verschiedene Firmen, die Archivdienstleistungen anbieten, sowohl im analogen als auch im digitalen Bereich. Dieser Service kann von der Unterstützung bei der Aktenführung oder analogen Archivierung, über die Einrichtung eine digitalen Archivinfrastruktur bei der Gemeinde bis hin zum Betrieb eines cloudbasierten digitalen Archivs gehen. Wir empfehlen Gemeinden, sich vorgängig mit ein paar wichtigen Fragen auseinanderzusetzen: Welche gesetzlichen oder internen Vorgaben gelten? Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Aufgaben kann und will man selbstständig erledigen? Welche Arbeiten will man gegebenenfalls extern vergeben?

Die komplette Digitalisierung eines bisher ausschliesslich physisch geführten Archivs ist nicht empfehlenswert. Die Kosten für die Digitalisierung von Archivunterlagen bestehen nur zu einem kleinen Teil aus den effektiven Scankosten. Bedeutend umfangreicher sind die Kosten für die Vorbereitung der Unterlagen, deren Indexierung, Metadaten-Erfassung, Qualitätskontrolle etc. sowie letztlich die Aufwendungen für eine langfristige Sicherung der Daten. Die traditionelle, physische Aufbewahrung dieser Unterlagen ist momentan auf absehbare Zeit sicherer und preiswerter.

Es kann durchaus sinnvoll sein, gewisse Unterlagen im Gemeindearchiv nachträglich zu digitalisieren. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen, die oft genutzt werden oder von denen man eine Sicherungskopie erstellen will. Auch audiovisuelles Material wie Fotos, Video, Filme oder Tondokumente, wofür die unterschiedlichen Abspielgeräte heute kaum mehr verfügbar sind, werden oft digitalisiert. Ebenso gibt es Unterlagen, bei denen aufgrund ihres konservatorischen Zustands eine Ersatzdigitalisierung die einzige Möglichkeit ist, deren Inhalt für die Zukunft zu erhalten.

In vielen Kantonen haben die kantonalen Archive (Staats-, Kantons- oder Landesarchiv) einen gesetzlichen Auftrag, die Gemeinden bei der Archivierung zu unterstützen oder sogar zu beaufsichtigen. Im Rahmen dieser Aufgabe informieren die kantonalen Archive in der Regel auf ihren Webseiten über die geltenden Bestimmungen und können bei Bedarf auch Beratung anbieten. Auch das Schweizerische Bundesarchiv hält viele Informationen auf seiner Webseite bereit. Der Berufsverband Verein Schweizerischer Archivar:innen (VSA), zu dem unsere Arbeitsgruppe Stadt- und Gemeindearchive gehört, steht bei Fragen ebenfalls zur Verfügung.

In einigen Kantonen können Gemeinden Archivdienstleistungen auch direkt bei ihrem kantonalen Archiv einkaufen. Solche Angebote kennen zum Beispiel die Kantone Bern, Tessin, Zug, Zürich oder Thurgau. In Neuenburg hat sich der Service intercommunal d’archivage etabliert, in dem Gemeinden ihre Ressourcen bündeln und so gemeinsam professionelle Archivarbeit einkaufen können.

Neben der bereits erwähnten KOST sollte auch der Verein eCH erwähnt werden, der sich als Plattform zur Förderung von eGovernment versteht. Darin sind verschiedene Bundesbehörden, alle Kantone, über 40 Gemeinden und Städte sowie zahlreiche private Firmen zusammengeschlossen. Sie erarbeiten gemeinsam Standards für den digitalen Behördenverkehr und beschäftigen sich auch mit Fragen der digitalen Archivierung.