Digitale Verwaltung - Warum in der Schweiz am Einsatz elektronischer Siegel und elektronischer Signaturen kein Weg mehr vorbeiführt

Seit der Totalrevision des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) im Jahr 2016 ist es Schweizer Behörden und Gemeinden erlaubt, für digitale Verwaltungsprozesse elektronische Siegel zu verwenden. Viel Arbeitsaufwand, viel Zeit, viel Papier lässt sich nun einsparen. Doch läuft die Einführung der neuen Technologie nur schleppend – zu schleppend – voran. In der Praxis sieht der digitale Behördenalltag häufig immer noch so aus: Ein Entscheid wird elektronisch erstellt, dann in Papierform ausgedruckt, unterschrieben oder gestempelt, postalisch versandt, digital eingescannt und schliesslich in Papierform archiviert. Viele Medienbrüche und viel Arbeitsaufwand, die viel Zeit in Anspruch nehmen und die Prozesse der öffentlichen Verwaltung unnötig in die Länge ziehen – sehr zum Unmut der Schweizer Bürger.

Lösungen zur Erstellung elektronischer Siegel und Signaturen können hier sehr hilfreich sein. Digitale Dokumente lassen sich mit ihrer Hilfe mit der gleichen Rechtssicherheit ratifizieren, wie bislang nur papierene, manuell besiegelte und unterschriebene Schriftstücke. Medienbrüche, Arbeitsaufwand und -zeit lassen sich so deutlich reduzieren. Der gesamte Verwaltungsakt – von seinem Anfang bis zu seinem Schluss – kann rein digital abgewickelt werden.

Die Herausforderung dabei: bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gelten strenge Datenschutzvorgaben. Behörden müssen bei der Arbeit mit externen Anbietern sicherstellen, dass ihre Dokumente durchgehend und ausschliesslich in ihren Rechenzentren – und nicht in denjenigen ihrer Anbieter – verbleiben.

Anbieter der entsprechenden Lösungen setzen deshalb schon seit geraumer Zeit auf den Hash-Wert-Ansatz. Wird ein Dokument elektronisch gesiegelt, wird ein digitaler Fingerabdruck des Dokuments – ein Hash-Wert – generiert, mit dem privaten Schlüssel des Siegelinhabers verschlüsselt und hieraus eine Signatur erstellt. Ein Hashwert ist eine feste, eindeutige Zeichenfolge von unterschiedlicher Länge, die aus einem Datensatz – in diesem Fall: dem Dokument – erzeugt wird. Mit ihm lässt sich der Inhalt eines Dokuments oder einer Datei eindeutig identifizieren – ohne, dass der Besitzer des Hash-Wertes Rückschlüsse auf den konkreten Inhalt des Dokuments ziehen könnte. Datenintegrität, schnelle Datenverarbeitung und hohe Sicherheitsstandards, das alles lässt sich mit dieser Lösung gleichzeitig realisieren. Der Clou: wird ein Dokument geändert, ändert sich auch dessen Hash-Wert, wodurch Signatur und Siegel dann automatisch ungültig werden. Manipulationsversuche können so zuverlässig, einfach und schnell erkannt werden.

Ein Problem, dem sich viele IT-Verantwortliche bei der Auswahl einer passenden Signatur- und Siegelungs-Lösung ausgesetzt sehen: die Lösungen müssen mit den Standard-Anwendungen der Schweizer Behörden kompatibel sein, sich zum Beispiel in das GEVER-System integrieren lassen. Für die Behördenmitarbeiter soll die Umstellung so gering wie nur möglich ausfallen. Im Idealfall sollen sie die elektronischen Siegel und Signaturen direkt aus den ihnen bekannten Anwendungen heraus auslösen können.

Dass dies durchaus möglich ist, eine solche Integration auch schnell und unkompliziert gelingen kann, hat schon vor einigen Jahren die intarsys (Schweiz) AG, ein Unternehmen der procilon GROUP, anschaulich am Kanton Luzern unter Beweis gestellt. Gemeinsam mit CMI und Swisscom integrierte die intarsys über eine spezielle Schnittstelle Signaturdienste in verschiedene Web- und Fachanwendungen des GEVER-Systems – mit Erfolg. Neben elektronischen Siegeln und Signaturen waren und sind mit dieser Lösung auch digitale Zeitstempel realisierbar – alles On-Premises.

Effektivität und Effizienz der Verwaltungsprozesse einer Behörde können so bedeutend gesteigert werden – Compliance- und Rechtskonform und unter Berücksichtigung der Nutzerfreundlichkeit für die Behördenmitarbeiter. Die Digitalisierung der Schweizer Amtsstuben wird mit der Einführung elektronischer Siegel und Signaturen einen entscheidenden Schritt vorangetrieben.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Siegelungs- und Signaturprozesse erfolgreich digitalisieren können? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf:

William Zatti (Sales Manager Schweiz)

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E-Mail: william.zatti@intarsys-ch.ch

intarsys (Schweiz) AG

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