Zollikofen hat Richtlinien für den Einsatz von KI festgelegt

«Wir haben festgestellt, dass einige Mitarbeitende die künstliche Intelligenz bereits nutzen – andere aber noch Berührungsängste haben», erinnert sich Stefan Sutter, Gemeindeschreiber von Zollikofen (BE). Das war der Anstoss für die Einführung von KI-Richtlinien in der Gemeinde, die schliesslich im September 2025 in Kraft traten. «Ich glaube, sie kamen genau zum richtigen Zeitpunkt.» Gerade weil zwar einige digitalaffine Mitarbeitende das neue digitale Werkzeug bereits für sich entdeckt hatten, KI aber noch nicht breit genutzt wurde.

Für ihr Merkblatt orientierte sich die Gemeinde an einer Vorlage des Vereins Myni Gmeind, einem Partner des Schweizerischen Gemeindeverbands, aber auch an anderen Richtlinien. «Eine Person aus der Verwaltung hat einen ersten Entwurf gemacht, den die Abteilungsleitenden dann überarbeitet und schliesslich verabschiedet haben», sagt Stefan Sutter. «Wir haben die Richtlinien bewusst pragmatisch und relativ kurz gehalten. Ein zu ausführliches Dokument mit x Seiten wird eher nicht gelesen.»

Die Richtlinien haben nun auf einer Doppelseite Platz, unter dem Titel «Merkblatt: Verantwortungsvoller Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI)». Sie sind klar und präzise formuliert, benennen zulässige und nicht zulässige Anwendungen. Auch der Datenschutz und ethische Grundsätze werden angesprochen. So wird beispielsweise erwähnt, dass personenbezogene Daten nicht in KI-Systeme eingegeben werden dürfen, Resultate einer KI immer sorgfältig geprüft werden müssen und KI als Werkzeug zwar unterstützen kann, aber keine rechtsverbindlichen Entscheidungen treffen darf. «Entscheidungen müssen immer von Menschen getroffen werden», sagt Stefan Sutter.

Konkrete KI-Tools, deren Nutzung erlaubt ist, sind im Merkblatt nicht festgehalten. «Die KI entwickelt sich wahnsinnig schnell – würden wir konkrete Tools nennen, müssten wir das Merkblatt alle paar Monate oder sogar Wochen aktualisieren. Das wollten wir nicht», erklärt Stefan Sutter. Grundsätzlich arbeite man in der Gemeindeverwaltung mit Copilot, das in Microsoft Office 365 ohnehin integriert sei. Auch die Nutzung von Gratisversionen anderer Tools sei erlaubt.

Mit dem Verfassen und Verschicken des Merkblatts ist es aber nicht getan – das sagt Stefan Sutter klar. Die Mitarbeitenden müssten sensibilisiert werden. Die Gemeinde Zollikofen hat deshalb im November einen Halbtages-Workshop zum Thema KI im Rahmen einer internen Weiterbildungsreihe organisiert. Knapp die Hälfte der rund 60 Mitarbeitenden auf der Gemeindeverwaltung nahm an dem freiwilligen Kurs teil. «Die Rückmeldungen waren sehr positiv», erinnert sich der Gemeindeschreiber. Viele Mitarbeitende hätten dadurch Berührungsängste abbauen und einen besseren Umgang mit dem Werkzeug KI erlernen können.

Die Gemeinde hat keinen Mechanismus, um zu kontrollieren, ob die Richtlinien eingehalten werden. «Wir setzen auf Eigenverantwortung und Sensibilisierung», sagt der Gemeindeschreiber. Er rät anderen Gemeinden, die ebenfalls Richtlinien einführen wollen, Vorlagen nicht nur zu kopieren, sondern diese auf die Gegebenheiten in der eigenen Gemeinde anzupassen. Zudem empfiehlt er eine Weiterbildung für die Mitarbeitenden parallel zur Einführung der Richtlinien, so wie es Zollikofen gemacht hat.

Stefan Sutter nutzt die KI auch selbst, zum Beispiel zum Verbessern von Texten, als Ideenlieferant oder zur Recherche. Er hat aber auch selbst realisiert, wo die Grenzen der neuen Technologie liegen: Bei der Recherche stimmen die Ergebnisse teils nur bedingt. «Eine genaue Überprüfung der Ergebnisse ist in jedem Fall notwendig», sagt er.

«Die künstliche Intelligenz ist keine Zukunftsmusik mehr, sie ist in der öffentlichen Verwaltung angekommen», fügt der Gemeindeschreiber hinzu. «Die Gemeinden als Arbeitgeber haben eine Verantwortung, sich damit zu befassen. Wir arbeiten mit sensiblen Bevölkerungsdaten und müssen sicherstellen, dass verantwortungsbewusst damit umgegangen wird.» Denn dass die KI von den Mitarbeitenden gebraucht wird, sei längst Realität. Der Gemeindeschreiber sieht die neue Technologie als Werkzeug, das die Effizienz steigern kann, sofern es richtig eingesetzt wird. «Die Zeit, die dadurch frei wird, können wir für unsere Kernaufgaben nutzen, wie den Kontakt mit der Bevölkerung.»