Im Tessin gibt es keinen akuten Wohnungsmangel wie in den Ballungsräumen des Mittellandes: Im Gegenteil, einige Gebiete weisen hohe Leerwohnungsziffern auf, beispielsweise das Mendrisiotto mit Spitzenreiter Chiasso bei 7,58 Prozent. Diese Verfügbarkeit begünstigt niedrigere Preise, aber Qualität und Verträge entsprechen nicht immer den Erwartungen. In Lugano nimmt die Umwandlung von Wohnungen für Kurzzeitmieten (oder Airbnb) zu, wodurch das Angebot für langfristige Mietverträge sinkt und die Mieten steigen, was Familien teilweise in Richtung Bellinzona zügeln lässt. Darüber hinaus benachteiligt das Phänomen der «Kündigungs-Verkäufe» Mieter in älteren Gebäuden. Stadtrat Raoul Ghisletta befürchtet, dass sich die Situation verschlechtern könnte, zumal die Stadt Lugano im sozialen Wohnungsbau eher schwach aufgestellt ist. Einige Genossenschaften, wie Emmy und Vivere Lambertenghi, entwickeln Sozialwohnungsprojekte mit dem Ziel, bezahlbaren und solidarischen Wohnraum zu schaffen. Gerhard Lob

Das Prinzip der Archivierung ist im analogen wie digitalen Zeitalter grundsätzlich gleich: Wichtige und archivwürdige, das heisst dauerhaft aufzubewahrende Dokumente kommen ins Gemeindearchiv. Analoge Unterlagen werden in alterungsbeständiges Archivmaterial verpackt, verzeichnet und in einem geeigneten Archivraum abgelegt. . Dort können sie bei Bedarf herausgesucht und konsultiert werden. Bei digitalen Unterlagen funktioniert das gleich: Sie werden in «digitalen Archivpaketen» verpackt, diese werden in einem System verzeichnet und auf einer speziellen Speicherinfrastruktur abgelegt. Von dort können sie hervorgeholt werden, wenn sie benutzt werden sollen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich ein digitales Langzeitarchiv nicht mehr vor Ort in der Gemeinde, sondern an einem beliebigen Standort befinden kann. Bei digitalen Unterlagen wird unterscheiden, ob sie «born digital» – also digital entstanden und nur digital vorhanden – sind oder ob es sich um Digitalisate von bestehenden physischen Unterlagen handelt. Bei letzterem ist dann eine analoge und digitale Ausprägung vom gleichen Dokument vorhanden. Dabei geht es vielleicht darum, eine Kopie zu machen, zum Beispiel für den einfacheren Gebrauch (Publikation im Internet, Nutzung der Volltextsuche etc.) oder den Versand an eine dritte Partei. Die Digitalisierung kann aber auch eine Sicherung sein, um wichtige Dokumente in einer zweiten Form aufzubewahren. Falls physische Originale in einem konservatorisch schlechten Zustand sind oder vor dem Zerfall gerettet werden müssen (z. B. irreparabler Schimmelbefall, sich zersetzende Fotonegative etc.), kann es auch um eine Ersatzdigitalisierung gehen, wo am Ende nur die digitale Kopie behalten wird. Die Archivierung der digitalen Objekte, ob born digital oder Digitalisate, geschieht aber in beiden Fällen auf die gleiche Weise. Die gleichen Unterlagen, die bisher schon analog archiviert wurden. Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass bei grossen Datenmengen oft keine Auswahl mehr getroffen wird. So wurden bei Personendossiers in Papierform häufig nur jene Dossiers archiviert, bei denen die Familiennamen mit bestimmten Buchstaben, etwa einem «B» oder «S», beginnen. Bei digitalen Dossiers ist dies nicht zwingend notwendig, da es nicht mehr darum geht, die knappen Platzverhältnisse in Gemeindearchiven möglichst optimal zu nutzen. Allerdings kostet der Speicherplatz eines digitalen Langzeitarchivs ebenfalls Geld – genau wie die Magazinfläche für physische Archivalien. Man muss hier zunächst die drei Phasen im Lebenszyklus von Unterlagen unterscheiden. Nach der ersten, aktiven Phase, in der Unterlagen entstehen und bearbeitet werden, kommt eine zweite Phase, die als ruhende oder semiaktive Phase bekannt ist. Dabei geht es um die Aufbewahrung der Dossiers nach deren Abschluss. Oft wird auch hier schon vom «Archiv» gesprochen, obwohl es streng genommen erst eine Ablage ist. Diese Daten müssen so lange aufbewahrt werden, wie es die gesetzliche Frist vorsieht. Diese kann je nach Sachgebiet unterschiedlich sein. Am verbreitetsten sind zehn Jahre, welche das OR für Buchhaltungs- und Rechnungslegungsdokumente vorsieht. Bei digitalen Unterlagen werden allerdings kürzere Ablieferungszyklen empfohlen, da eine Applikation während 10 Jahren zahlreiche Anpassungen erfährt oder sogar vollständig durch ein neues System ersetzt wird. Deshalb wird bereits nach Ablauf der zweiten Phase entschieden, was dauerhaft archiviert werden soll. Hier werden archivische Bewertungskriterien angewendet. Diese Unterlagen kommen ins Gemeindearchiv und verbleiben «für immer» dort. Die übrigen Unterlagen, die nicht ins Archiv übernommen werden, werden kontrolliert vernichtet oder gelöscht. Eine unbefristete Archivierung bedeutet, dass das zuständige Archiv – also das Gemeindearchiv – die Daten und Unterlagen übernimmt, erschliesst, dauerhaft sichert und nutzbar hält. Für eine fachgerechte digitale Archivierung ist der Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs notwendig. Die dauerhafte Ablage von Daten und Unterlagen auf einem Laufwerk, in Microsoft Teams/SharePoint oder in einer Fachanwendung, sei es eine Fallbearbeitungssoftware oder ein GEVER-Tool, ist nicht sinnvoll, selbst wenn diese «Archivlösungen» anbieten. Daten müssen zu einem vorgegebenen Zeitpunkt aus diesen Anwendungen und Laufwerken herausgeholt und entweder dauerhaft archiviert oder gelöscht werden. Genau wie bei den physischen Archivalien, die in einem Archivraum unter möglichst guten konservatorischen und sicheren Bedingungen aufbewahrt werden, muss auch das digitale Archiv mit einer entsprechenden Infrastruktur eingerichtet werden. Neben einer geeigneten Software muss auch die Hardware bestimmte Kriterien erfüllen. Dabei wird empfohlen, dass von allen dauerhaft archivierten digitalen Daten drei Kopien an zwei verschiedenen Standorten abgelegt werden. Digitale Unterlagen müssen in archivtaugliche Dateiformate überführt werden, damit sie langfristig aufbewahrt werden können und lesbar beziehungsweise nutzbar bleiben. Nur dank einer beschränkten Anzahl von Formaten ist es möglich, diese aktiv zu überwachen und bei Bedarf auch Erhaltungsmassnahmen (zum Beispiel Konversionen in andere Formate) durchzuführen. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) pflegt einen Katalog archivischer Dateiformate. Dieser enthält für verschiedene elektronische Ausgangsformate wie Text, Tabellenkalkulation, Bilder, Datenbanken, Audio, Video etc. Empfehlungen und beschreibt, welches Dateiformat sich für die langfristige digitale Archivierung eignet. Grundsätzlich sollten Daten nicht in proprietären, das heisst von einer bestimmten Software abhängigen, Formaten langfristig gespeichert werden. Diese Frage beschäftigt Archive auf der ganzen Welt. Unsere Erfahrungen mit digitalen Daten sind jung verglichen mit den seit Jahrhunderten und sogar Jahrtausenden überlieferten Informationen auf anderen Datenträgern wie Stein, Keramik, Pergament, Papier oder Mikrofilm. Klar ist, dass digitale Datenträger wie CDs, DVDs oder auch Festplatten-Laufwerke nur eine beschränkte Haltbarkeit von wenigen Jahren oder im besten Fall Jahrzehnten haben. Diese eigenen sich also nicht für die elektronische Langzeitarchivierung. Die Pflege und regelmässige Überprüfung eines digitalen Archivs ist deshalb fast noch wichtiger als bei physischen Unterlagen, welche nach anerkannten Archivstandards gelagert werden. Es gibt Modelle, die die verschiedenen Massnahmen beschreiben. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST), ein Gemeinschaftsunternehmen verschiedener öffentlicher Archive in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein, hat Minimalanforderungen an ein digitales Langzeitarchiv zusammengestellt, wobei Punkte wie die Organisation, der Umgang mit digitalem Archivgut (Übernahme, Aufbewahrung, Benutzung) sowie Infrastruktur und Sicherheit kurz beschrieben werden. Gerade das Thema Organisation sollte nicht vernachlässigt werden: Die Verantwortlichen müssen sich der rechtlichen Bedingungen, aber auch der benötigten finanziellen und personellen Ressourcen bewusst sein. Eine frühzeitige Beratung durch Fachpersonen ist sinnvoll. Digitale Geschäftsverwaltung und elektronische Archivierung brauchen durchdachte Konzepte und gute Vorbereitung. Wenn es darum geht, ausgewählte Serien zu digitalisieren, sollte sich die Gemeinde gut überlegen, welche Unterlagen sie digitalisieren will und auch wozu: Was ist der Mehrwert? Wie sieht die digitale Nutzung aus? Was kostet die Digitalisierung und die spätere dauerhafte Speicherung? Die Anforderungen an eine digitale Langzeitarchivierung sind je nach dem recht hoch und entsprechend sollte vorsichtig geplant werden. Gute Voraussetzungen für die dokumentierte Bearbeitung und Aufbewahrung digitaler Geschäftsunterlagen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen bieten sogenannte Records-Management- bzw. GEVER-Systeme. Solche Programme sind in vielen Gemeinden bereits operativ im Einsatz. Die Aufbewahrung von Unterlagen in solchen Systemen ist aber noch keine digitale Langzeitarchivierung. Es benötigt weitere Schritte, um die archivwürdigen Daten und Unterlagen langfristig und produktunabhängig zu sichern, beispielsweise indem diese über eine vordefinierte Ablieferungsschnittstelle periodisch in ein digitales Langzeitarchiv überführt werden. Die entsprechenden Anbieterfirmen können hier je nach dem beraten und unterstützen. Vielerorts haben die kantonalen Archive (Staats-, Kantons- oder Landesarchiv) einen gesetzlichen Auftrag, die Gemeinden bei der Archivierung zu unterstützen oder sogar zu beaufsichtigen. Entsprechend können diese für eine Beratung konsultiert werden. Neben den kantonalen Archiven gibt es mehrere Firmen auf dem Markt, welche Gemeinden bei der Archivierung beraten oder die sogar Archivierungsaufgaben im Mandat übernehmen können. Das kann von einer einfachen Sortierung physischer Dossiers bis zum Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs gehen. Ob eine Gemeinde das digitale Langzeitarchiv selbstständig aufbaut und pflegt, diese Aufgabe z. B. im Verbund mit anderen Gemeinden oder dem Kanton erfüllt oder letztlich eine externe Firma mit dem Betrieb eines digitalen Langzeitarchivs beauftragt, muss individuell geprüft werden. Die regelmässige Pflege ist in einem digitalen Archiv mindestens genau so, wenn nicht sogar wichtiger als bei einem Archiv mit physischen Unterlagen. Der Fachbegriff lautet «Preservation Planning», wobei mit der Planung von Erhaltungsmassnahmen das Ziel erreicht werden soll, die digital archivierten Inhalte langfristig verfügbar und lesbar zu halten. Das beinhaltet, dass man genau weiss, was man eigentlich mit welchen Massnahmen archiviert hat und zum Beispiel regelmässig überprüft, ob Dateigrösse, Dateiformat und Dateivalidität noch mit den Ursprungsdaten übereinstimmen. Unter Umständen ist es nötig, Dateien in ein anderes Format zu migrieren, um deren Haltbarkeit besser gewährleisten zu können. Viele dieser Schritte können automatisiert geschehen, sie bedürfen aber eine entsprechende Infrastruktur und müssen aus Gründen der Nachvollziehbar ausführlich dokumentiert werden. Der Datenschutz gilt natürlich auch im Gemeindearchiv. Dabei ist die rechtliche Grundlage von Kanton zu Kanton verschieden. Falls es keine kantonalen Datenschutz- oder Archivgesetze gibt, entscheiden die Gemeinden meistens eigenständig. Es wird unterschieden zwischen Unterlagen, die schon vor der Archivierung öffentlich waren und die weiterhin ohne Einschränkung eingesehen werden können, und geschützten Unterlagen. Für Sachakten gibt es oft eine allgemeine Schutzfrist von 15, 25, 30 oder sogar 50 Jahren. Während dieser Zeit können diese Akten nur auf Gesuch unter bestimmten Bedingungen eingesehen werden. Für Akten, die besonders schützenswerte Personendaten enthalten, gelten längere Fristen von meistens 80 bis 120 Jahren. Das Gemeindearchiv ist verantwortlich, dass beim Zugang zum Archivgut einerseits der Datenschutz eingehalten wird, dass aber andererseits die Einsicht dort, wo sie gemäss Gesetz möglich ist, auch gewährt werden kann (z. B. bei Direktbetroffenen, die ihre Akten einsehen möchten). Die Schweizerische Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz (ADK) hat auf ihrer Webseite eine Übersicht über die aktuellen archivrechtlichen Grundlagen in den einzelnen Kantonen zusammengestellt. Die KOST gibt in den erwähnten Minimalanforderungen an ein digitales Langzeitarchiv auf zwei Seiten eine gute Übersicht, welche Punkte wichtig sind und besondere Beachtung verdienen. Weiter gibt es internationale und nationale Standards zur digitalen Archivierung. Dazu gehören neben ISO-Normen zum Beispiel auch Standards des Vereins eCH , der digitale Ablieferungsschnittstellen oder Formatspezifikationen definiert hat. Bei externen Anbietern sollte darauf geachtet werden, dass sie solche Anforderungen und Standards kennen und dass sich ihre Lösungen bereits in anderen Gemeinden bewährt haben. Auf dem Schweizer Markt gibt es verschiedene Firmen, die Archivdienstleistungen anbieten, sowohl im analogen als auch im digitalen Bereich. Dieser Service kann von der Unterstützung bei der Aktenführung oder analogen Archivierung, über die Einrichtung eine digitalen Archivinfrastruktur bei der Gemeinde bis hin zum Betrieb eines cloudbasierten digitalen Archivs gehen. Wir empfehlen Gemeinden, sich vorgängig mit ein paar wichtigen Fragen auseinanderzusetzen: Welche gesetzlichen oder internen Vorgaben gelten? Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Aufgaben kann und will man selbstständig erledigen? Welche Arbeiten will man gegebenenfalls extern vergeben? Die komplette Digitalisierung eines bisher ausschliesslich physisch geführten Archivs ist nicht empfehlenswert. Die Kosten für die Digitalisierung von Archivunterlagen bestehen nur zu einem kleinen Teil aus den effektiven Scankosten. Bedeutend umfangreicher sind die Kosten für die Vorbereitung der Unterlagen, deren Indexierung, Metadaten-Erfassung, Qualitätskontrolle etc. sowie letztlich die Aufwendungen für eine langfristige Sicherung der Daten. Die traditionelle, physische Aufbewahrung dieser Unterlagen ist momentan auf absehbare Zeit sicherer und preiswerter. Es kann durchaus sinnvoll sein, gewisse Unterlagen im Gemeindearchiv nachträglich zu digitalisieren. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen, die oft genutzt werden oder von denen man eine Sicherungskopie erstellen will. Auch audiovisuelles Material wie Fotos, Video, Filme oder Tondokumente, wofür die unterschiedlichen Abspielgeräte heute kaum mehr verfügbar sind, werden oft digitalisiert. Ebenso gibt es Unterlagen, bei denen aufgrund ihres konservatorischen Zustands eine Ersatzdigitalisierung die einzige Möglichkeit ist, deren Inhalt für die Zukunft zu erhalten. In vielen Kantonen haben die kantonalen Archive (Staats-, Kantons- oder Landesarchiv) einen gesetzlichen Auftrag, die Gemeinden bei der Archivierung zu unterstützen oder sogar zu beaufsichtigen. Im Rahmen dieser Aufgabe informieren die kantonalen Archive in der Regel auf ihren Webseiten über die geltenden Bestimmungen und können bei Bedarf auch Beratung anbieten. Auch das Schweizerische Bundesarchiv hält viele Informationen auf seiner Webseite bereit. Der Berufsverband Verein Schweizerischer Archivar:innen (VSA) , zu dem unsere Arbeitsgruppe Stadt- und Gemeindearchive gehört, steht bei Fragen ebenfalls zur Verfügung. In einigen Kantonen können Gemeinden Archivdienstleistungen auch direkt bei ihrem kantonalen Archiv einkaufen. Solche Angebote kennen zum Beispiel die Kantone Bern, Tessin, Zug, Zürich oder Thurgau. In Neuenburg hat sich der Service intercommunal d’archivage etabliert, in dem Gemeinden ihre Ressourcen bündeln und so gemeinsam professionelle Archivarbeit einkaufen können. Neben der bereits erwähnten KOST sollte auch der Verein eCH erwähnt werden, der sich als Plattform zur Förderung von eGovernment versteht. Darin sind verschiedene Bundesbehörden, alle Kantone, über 40 Gemeinden und Städte sowie zahlreiche private Firmen zusammengeschlossen. Sie erarbeiten gemeinsam Standards für den digitalen Behördenverkehr und beschäftigen sich auch mit Fragen der digitalen Archivierung. Nadja Sutter

Die Schnittstelle zwischen Bevölkerung, Unternehmen und den Tessiner Gemeinden oder dem Kanton Tessin soll in einem ersten Schritt digitalisiert werden, wie es in der Strategie für die digitale Transformation des Kantons heisst. Akten sollen elektronisch verwaltet werden, Daten und Zahlen zu den Gemeinden im Internet aufrufbar sein. Die Mitarbeitenden von Kanton und Gemeinden werden in der digitalen Transformation laufend geschult werden. Laut Milena Folletti, Beauftragte für die digitale Transformation des Kantons Tessin, sind das die Schwerpunkte dieser ersten Phase der digitalen Transformation. «Das Ziel ist es, die digitale Integration zwischen Kanton und Gemeinden zu optimieren, ohne dabei die jeweiligen Zuständigkeiten aus den Augen zu verlieren», erklärt Felice Dafond, Präsident des Tessiner Gemeindeverbandes und Mitglied des Vorstandes des Schweizerischen Gemeindeverbandes. Nora Hesse

Das Verdikt im März 2021 war deutlich: Mit satten 64 Prozent hatte das Volk die erste Vorlage für eine E-ID abgelehnt. Knackpunkt der Vorlage war die Aufgabe von Privaten bei der vorgeschlagenen E-ID-Lösung. Die Gegner kritisierten, dass private Unternehmen die E-ID hätten ausstellen sollen, was aus Sicht des Datenschutzes bedenklich sei. Die Bundesbehörden wären lediglich für die Identifizierung einer Person zuständig gewesen. Dies war vielen Stimmbürgerinnen und Stimmbürgern ein Dorn im Auge. Bundesrat und Parlament waren daher aufgefordert, die Vorlage nachzubessern. Dies gelang: Kernelement der neuen Vorlage, über die das Volk am 28. September abgestimmt hat, war es, dass die E-ID rein staatlich bereitgestellt wird. Ausserdem ist das elektronische Äquivalent zur Identitätskarte für die Bürgerinnen und Bürger kostenlos und freiwillig. Die physische ID und der Pass bleiben gültig, und die E-ID kann widerrufen werden. Der Datenschutz hat überdies ein hohes Gewicht: Die Datenspeicherung erfolgt dezentral, und Datenschutz, Datensicherheit, Datensparsamkeit und Nachvollziehbarkeit sind wichtige Grundsätze im Gesetz. Damit wurde der Kritik aus der ersten Abstimmung Rechnung getragen. Das Resultat war mit 50,4 Prozent Ja-Stimmen allerdings denkbar knapp. Der Schweizerische Gemeindeverband (SGV) freut sich, dass eine Mehrheit der Stimmbürgerinnen und Stimmbürger der E-ID ihr Vertrauen ausgesprochen haben. «Das Ja zur E-ID ist ein Ja zu unkomplizierten und bürgernahen Behördendienstleistungen», sagt SGV-Präsident und Ständerat Mathias Zopfi. Die E-ID und die dazugehörige Vertrauensinfrastruktur sind zentrale Bausteine der Digitalisierungsbestrebungen der Verwaltung auf allen Staatsebenen. Sie ermöglicht die unkomplizierte Identifizierung der Nutzerinnen und Nutzer für eine Vielzahl geplanter digitaler Behördendienstleistungen. Mengenmässig am wichtigsten dürfe der elektronische Betreibungsregisterauszug sein. Wer sich für eine Wohnung bewirbt, braucht in der Regel einen Auszug für die zurückliegenden fünf Jahre. Bisher musste dabei für jeden Wohnort ein separater Auszug bestellt werden. Neu werden die Daten in einem zentralen Register zusammengeführt, sodass ein einzelner Auszug genügen wird – und dank der E-ID einfach und schnell bestellt werden kann. Die Vorlage für die Schaffung einer entsprechenden Rechtsgrundlage ist noch im Parlament hängig. «Das Ja zur E-ID ist ein Ja zu unkomplizierten und bürgernahen Behördendienstleistungen.» Ständerat Mathias Zopfi, SGV-Präsident Auch für das E-Collecting, also das elektronische Sammeln von Unterschriften für Volksinitiativen und Referenden, bildet die E-ID-Vertrauensinfrastruktur die Grundlage. Zum E-Collecting wird es bald ein Pilotprojekt auf eidgenössischer Ebene geben. Eine entsprechende Motion wurde vom Parlament in der Sommersession an den Bundesrat überwiesen, und eine weitere Motion, welche die definitive Einführung der elektronischen Unterschriftensammlung fordert, ist in der parlamentarischen Beratung. Auch ist bereits ein partizipativer Prozess mit verschiedensten Stakeholdern gestartet worden, um auszuloten, welchen Anforderungen eine Lösung gerecht werden müsste. Die heutige Situation ist nicht haltbar und erfordert Handlungsbedarf: Die Gemeinden können auf einem Unterschriftenbogen zwar Name, Geburtsdatum und Adresse einer Person mittels des Einwohnerregisters einfach überprüfen, jedoch nicht, ob eine Person den Unterschriftenbogen auch selbst unterschrieben hat und dies ihrem Willen entspricht. Sie können lediglich der Bundeskanzlei Verdachtsfälle melden. Es gibt damit im heutigen System keine wirkliche Möglichkeit, Betrügereien bei Unterschriftensammlungen zu verhindern, was das Vertrauen in die Demokratie untergräbt. Die E-ID bietet hier eine Lösung: Mit ihr wird eine unkomplizierte und sichere Identifikation beim E-Collecting möglich. Das neue Gesetz wird voraussichtlich Mitte 2026 in Kraft treten. Der Aufbau der dazugehörigen Infrastruktur ist bereits fortgeschritten und wird mit Nachdruck vorangetrieben, sodass einer zeitnahen Einführung nichts mehr im Wege steht. Die swiyu-App wird als Wallet der Schweizerischen Eidgenossenschaft dienen, die E-ID und andere digitale Nachweise sicher auf dem Smartphone speichern und es den Benutzerinnen und Benutzern ermöglichen, sie bei Bedarf vorzuweisen. Neben dem Zugang zu digitalen Behördendienstleistungen wird sie auch bei Unternehmen einsetzbar sein, etwa für die Eröffnung eines Bankkontos oder den Abschluss eines Mobilfunkvertrages. Silvan Müggler

Künstliche Intelligenz (KI) ist gefühlt überall; die technologische Entwicklung schreitet rasend schnell voran. Doch wie kann sie eine Gemeindeverwaltung sinnvoll einsetzen? Diese Frage stand im Zentrum eines Kurses des Vereins Myni Gmeind für die Gemeinde Frutigen (BE). Der Verein Myni Gmeind unterstützt Gemeinden bei Fragen rund um die Digitalisierung und ist ein enger Partner des Schweizerischen Gemeindeverbands. Melina Kipfer, stellvertretende Gemeindeschreiberin und Leiterin der Abteilung zentrale Dienste bei der Gemeinde Frutigen, hatte zuvor bei Myni Gmeind bereits den Digital-Pionier-Kurs absolviert. «Als wir die Idee hatten, unseren jährlichen Weiterbildungshalbtag zum Thema KI zu organisieren, wandte ich mich an Myni Gmeind.» Alex Sollberger, Präsident von Myni Gmeind, entwickelte daraufhin die Weiterbildung in enger Zusammenarbeit mit der Gemeinde. Er sagt: «KI wird unsere Arbeitsprozesse stark verändern. Deshalb ist es wichtig, dass sich Gemeinden mit dem Thema befassen.» Im Vorfeld des Kurses befragte die Gemeinde ihre Mitarbeitenden. «Es hat sich herausgestellt, dass der Stand sehr unterschiedlich war. Gewisse Mitarbeitende nutzten KI schon sehr regelmässig, andere waren sehr skeptisch und hatten kaum Berührungspunkte», sagt Melina Kipfer. Rund 60 Mitarbeitende nahmen am 23. April am Weiterbildungshalbtag der Gemeinde teil, darunter auch Mitglieder der politischen Behörden. «Zu wissen, dass auch die Behörden dahinterstehen, war für die Mitarbeitenden sehr wichtig», sagt Heidi Schmid, Leiterin der Bildungsabteilung und Organisatorin des Kurses. «Gewisse Mitarbeitende nutzten KI schon sehr regelmässig, andere waren sehr skeptisch und hatten kaum Berührungspunkte.» Melina Kipfer, stellvertretende Gemeindeschreiberin und Leiterin der Abteilung zentrale Dienste bei der Gemeinde Frutigen (BE) Kursleiter Alex Sollberger führte die Anwesenden zuerst ins Thema Digitalisierung und KI ein, bevor es mit Workshops in Gruppen weiterging. Dabei konnten die Anwesenden verschiedene KI-Anwendungen selbst ausprobieren und Prompts erstellen. «Der Austausch im Team war im Kurs zentral», sagt Sollberger. Ihm war es wichtig, Ängste seitens der Teilnehmenden ernst zu nehmen und direkt anzusprechen. Auch ethische Bedenken sowie Datenschutzfragen wurden thematisiert. «So konnten wir Berührungspunkte schaffen und die Wissensschere zwischen den Mitarbeitenden schliessen.» Ziel des Kurses sei es gewesen, alle Mitarbeitenden auf einen ähnlichen Wissensstand zu bringen, betont auch Heidi Schmid von der Gemeinde. «Das Feedback der Teilnehmenden war sehr positiv», sagt sie. Und zwar sowohl von jenen, die bereits mit KI arbeiteten, als auch von jenen, die eher skeptisch waren. «Der Kurs war professionell aufgezogen und ging sehr gut auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ein.» Die Gemeinde Frutigen hat nun zwar keine eigene KI-Strategie entworfen, aber sie hat den Mitarbeitenden neben dem Kurs mehrere Hilfen an die Hand gegeben. So hat sie ein Merkblatt des Kantons Bern auf die Bedürfnisse der Gemeinde angepasst, und auch die bestehenden Merkblätter des Vereins Myni Gmeind den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. KI wird nun in der Gemeinde rege genutzt. Allerdings nicht standardisiert, sondern eher punktuell. Das Tool Copilot von Microsoft steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung, auch ChatGPT darf genutzt werden. «Wer andere Anwendungen nutzen möchte, muss dies mit der Abteilungsleitung absprechen», sagt Heidi Schmid. «Die Künstliche Intelligenz soll unterstützen, aber der Mensch sollte im Vordergrund bleiben.» Heidi Schmid, Leiterin der Bildungsabteilung der Gemeinde Frutigen (BE) Die Mitarbeitenden nutzen KI vor allem als Hilfestellung, um den Alltag effizienter zu gestalten – zum Beispiel, um Excel-Formeln zu generieren. «Zudem funktioniert es gut für alles, was sowieso öffentlich ist», beobachtet Melina Kipfer. Also zum Beispiel für Präsentationen, das Schreiben von Medienmitteilungen oder die Gestaltung von Flyern für öffentliche Anlässe. Vorsichtig müssen die Mitarbeitenden sein, wenn sensible Daten involviert sind, zum Beispiel beim Sozialdienst. Dort müssen alle sensiblen Daten zunächst anonymisiert werden. «Dafür ist der Aufwand so gross, dass es sich nicht immer lohnt, KI einzusetzen», sagt Heidi Schmid. Sie hat im Kurs gelernt: «KI soll unterstützen, aber der Mensch sollte im Vordergrund bleiben und die Fäden in der Hand behalten.» Melina Kipfer ergänzt: «Es ist wichtig, dass wir als Gemeinde uns nicht dem Thema abwenden, sondern dranbleiben.» Alex Sollberger bestätigt dies: «Nicht die KI selbst bedroht unsere Jobs. Eine Konkurrenz für nicht so versierte Mitarbeitende sind eher die Menschen, die besser mit KI umgehen können. Deshalb ist es so wichtig, dass alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand sind und wissen, wie man mit dem Werkzeug KI umgeht.» Nadja Sutter

Ende September hat das Stimmvolk die E-ID knapp angenommen. Das gibt zahlreichen digitalen Behördendienstleistungen einen Boost: Die Verwaltungen werden schon bald spürbar digitaler. Was gleich bleibt, ist die Verantwortung für den korrekten Umgang mit den Daten, seien diese nun analog oder digital. Die Gemeinden sind verpflichtet, den Datenschutz und die korrekte Archivierung sensibler Dokumente zu gewährleisten. Und sie sind gut beraten, in die Cybersicherheit zu investieren sowie Notfallkonzepte zu erarbeiten, auf die sie bei einem Systemausfall zurückgreifen können. In dieser Ausgabe der «Schweizer Gemeinde» finden Sie aktuelle Beispiele, wie Gemeinden das Datenmanagement angehen. Doch zurück in die analoge Welt: Seit 25 Jahren garantiert die Bundesverfassung die Gemeindeautonomie und verlangt vom Bund, in seinem Handeln Rücksicht auf die Anliegen der kommunalen Ebene zu nehmen. Nicht immer nimmt er diese Verpflichtung gleich ernst. Ende September haben der Schweizerische Gemeindeverband und der Schweizerische Städteverband Bundesrat Beat Jans im Bundeshaus an den «Gemeinde-Artikel» erinnert. Wir sind zuversichtlich, dass Herr Jans unsere Deklaration nicht nur korrekt archivieren, sondern auch eingehend studieren wird. «Die Gemeinden sind verpflichtet, den Datenschutz und die korrekte Archivierung sensibler Dokumente zu gewährleisten.» Fabio Pacozzi, Leiter Kommunikation, Schweizerischer Gemeindeverband Fabio Pacozzi

Richtig umgesetzt ist Datenmapping die Basis einer verlässlichen, effizienten Governance von personenbezogenen Daten. Es erfasst Verarbeitungstätigkeiten, Datenkategorien, Beteiligte und Datenflüsse und kann das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) speisen. Leitfragen, die sich Gemeinden beim Datenmapping stellen sollten, sind: Wer (Verantwortliche Person, Datenschutzberatung, Fachbereiche, Auftragsverarbeiter)? Was (Kategorien, inklusive besondere Daten wie Gesundheit/Sanktionen)? Warum (Zweck)? Wo (Speicherort, Drittlandtransfer, Garantien)? Wie lange (Aufbewahrungsdauer/Kriterien)? Wie (technische und organisatorische Massnahmen)? Der Nutzen von Datenmapping ist vielfältig: Es schafft Transparenz, eine bessere Risikosteuerung, die Grundlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung, die Förderung von Datenminimierung sowie eine schnelle Bearbeitung von Betroffenenrechten. Stefan Stepanovic, Prof. Tobias Mettler

Was braucht es, damit ländliche Gemeinden auch ohne grosse Verwaltung oder Millionenbudget eine wirksame Klimapolitik betreiben können? Dieser Frage ging eine Masterarbeit an der Universität St. Gallen nach. Sie verglich die Energie- und Klimastrategien von vier Gemeinden aus dem Zürcher Tösstal (mehr dazu in der Infobox). Dabei sticht die Gemeinde Turbenthal besonders hervor, die seit Jahren eine ambitionierte Klimapolitik verfolgt. Was macht Turbenthal anders, und was lässt sich daraus lernen? Turbenthal liegt im ländlichen Zürcher Tösstal und zählt rund 5000 Einwohnerinnen und Einwohner. Die wirtschaftliche Situation der Gemeinde ist herausfordernd: Der Steuerfuss gehört mit 122 Prozent zu den höchsten im Kanton, und die Gemeinde ist auf Beiträge aus dem Finanzausgleich angewiesen. Entsprechend hat das Budget wenig Spielräume. Trotzdem verfolgt Turbenthal seit Jahren eine ambitionierte Klima- und Energiepolitik. Bereits 2012 liess sich die Gemeinde als Energiestadt zertifizieren und lancierte im selben Jahr ein eigenes Förderprogramm (wenngleich nicht im Umfang von Zürich oder Genf), mit dem sie etwa Massnahmen zur Reduktion des Wärmebedarfs von Gebäude oder des CO 2 -Ausstosses fördert. 2020 folgte das Energieleitbild mit dem Ziel, die CO 2 -Emissionen drastisch zu senken – auf drei Tonnen pro Kopf bis 2030 und auf eine Tonne bis 2050. Für die Umsetzung des Energieleitbilds ist die 2024 gegründete Fachstelle Energie und Umwelt zusammen mit der Energiekommission und den drei Arbeitsgruppen verantwortlich. Turbenthal folgt dabei einem 3-Phasen-Prozess: Am Anfang steht das Agenda-Setting, bei dem Ideen, Projekte oder Vorhaben auf die Agenda gesetzt werden (Phase 1). Auf dieser Basis werden die strategischen Ziele definiert (Phase 2), aus denen sich konkrete Massnahmen ableiten lassen (Phase 3). Beim Agenda-Setting verfolgt die Gemeinde Turbenthal einen partizipativen Ansatz: Interessierte Turbenthalerinnen und Turbenthaler wurden zu einem offenen Workshop eingeladen, um Ideen zu sammeln, Prioritäten zu diskutieren und Vorschläge zu bewerten. Auf dieser breit abgestützten Basis leitete die Gemeinde klare Ziele und Zwischenziele ab und erarbeitete einen Massnahmenplan, den der Gemeinderat später verabschiedet hat. Für die Umsetzung wurden Fachstelle, Energiekommission und Arbeitsgruppen beauftragt, wobei drei Faktoren die Vorgehensweise von Turbenthal besonders prägen: 1. Lokales Engagement. In Turbenthal haben sich viele Freiwillige in den Arbeitsgruppen eingebracht, Projekte diskutiert und umgesetzt. Ein wohl entscheidendes Element war der offene Workshop, in dem engagierte Personen ihre Überzeugungen einbringen und sich mit Gleichgesinnten vernetzen konnten. «Die Arbeitsgruppen, die sich aus vielen Freiwilligen zusammenstellen, haben schon viel bewegt und diverse Projekte initiiert, wie das Repair Café oder die Schnellladestation», sagt Nicole Widmer, Leiterin der Fachstelle Energie und Umwelt. 2. Formalisierung. Entscheidend war, dass sich die Klimaschutzbemühungen nicht auf Einzelpersonen stützten. Stattdessen wurden sie institutionell verankert: mit einer zuständigen Fachstelle und einer Energiekommission mit klaren Kompetenzen. So bleibt die Gemeinde auch bei personellen Wechseln handlungsfähig. «Die Energie- und Umweltfachstelle war ein Meilenstein für uns, dank der wir schon viel bewegen konnten», sagt Jürg Schenkel, Gemeindeschreiber von Turbenthal. 3. Konkrete und überprüfbare Ziele. Statt vager Leitbilder definierte die Gemeinde klare Ziele und Zwischenziele. Das hilft nicht nur beim Monitoring, sondern schafft auch Legitimität gegenüber der Bevölkerung, wenn es darum geht, Massnahmen umzusetzen. «Die Energie- und Umweltfachstelle war ein Meilenstein für uns, dank der wir schon viel bewegen konnten.» Jürg Schenkel, Gemeindeschreiber von Turbenthal (ZH) Neben den diversen Projekten, die Turbenthal bereits umgesetzt hat, profitiert die Gemeinde von einer gestärkten Reputation in diesem Dossier: Sie gilt bei anderen Gemeinden und beim Kanton als Vorreiterin, hat bereits mehrere Gemeinden bei Projekten beraten sowie ihre erprobte Vorgehensweise weitergegeben. Die Masterarbeit und das Beispiel von Turbenthal zeigen, dass Klimaschutz in ländlichen Gemeinden erstens nur mit lokalem Engagement funktioniert, wobei sich die Frage stellt, wie man eine solche positive Dynamik erzeugen – und was noch viel wichtiger ist –, wie man sie halten kann. Zweitens lebt Klimaschutz von formalen Strukturen. Die Gemeinden sollten eine Kommission für Energie- und Klimathemen mit eigenen Entscheidungs- und Finanzkompetenzen einrichten sowie eine Klimafachstelle schaffen (auch wenn sie nur aus einer Person besteht, die sich die sich diesem Thema in einem Teilzeitpensum annimmt). Drittens legitimieren konkrete und überprüfbare Ziele spätere Massnahmen in der Umsetzung. Kim Whett

Seit der Totalrevision des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) im Jahr 2016 ist es Schweizer Behörden und Gemeinden erlaubt, für digitale Verwaltungsprozesse elektronische Siegel zu verwenden. Viel Arbeitsaufwand, viel Zeit, viel Papier lässt sich nun einsparen. Doch läuft die Einführung der neuen Technologie nur schleppend – zu schleppend – voran. In der Praxis sieht der digitale Behördenalltag häufig immer noch so aus: Ein Entscheid wird elektronisch erstellt, dann in Papierform ausgedruckt, unterschrieben oder gestempelt, postalisch versandt, digital eingescannt und schliesslich in Papierform archiviert. Viele Medienbrüche und viel Arbeitsaufwand, die viel Zeit in Anspruch nehmen und die Prozesse der öffentlichen Verwaltung unnötig in die Länge ziehen – sehr zum Unmut der Schweizer Bürger. Lösungen zur Erstellung elektronischer Siegel und Signaturen können hier sehr hilfreich sein. Digitale Dokumente lassen sich mit ihrer Hilfe mit der gleichen Rechtssicherheit ratifizieren, wie bislang nur papierene, manuell besiegelte und unterschriebene Schriftstücke. Medienbrüche, Arbeitsaufwand und -zeit lassen sich so deutlich reduzieren. Der gesamte Verwaltungsakt – von seinem Anfang bis zu seinem Schluss – kann rein digital abgewickelt werden. Die Herausforderung dabei: bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gelten strenge Datenschutzvorgaben. Behörden müssen bei der Arbeit mit externen Anbietern sicherstellen, dass ihre Dokumente durchgehend und ausschliesslich in ihren Rechenzentren – und nicht in denjenigen ihrer Anbieter – verbleiben. Anbieter der entsprechenden Lösungen setzen deshalb schon seit geraumer Zeit auf den Hash-Wert-Ansatz. Wird ein Dokument elektronisch gesiegelt, wird ein digitaler Fingerabdruck des Dokuments – ein Hash-Wert – generiert, mit dem privaten Schlüssel des Siegelinhabers verschlüsselt und hieraus eine Signatur erstellt. Ein Hashwert ist eine feste, eindeutige Zeichenfolge von unterschiedlicher Länge, die aus einem Datensatz – in diesem Fall: dem Dokument – erzeugt wird. Mit ihm lässt sich der Inhalt eines Dokuments oder einer Datei eindeutig identifizieren – ohne, dass der Besitzer des Hash-Wertes Rückschlüsse auf den konkreten Inhalt des Dokuments ziehen könnte. Datenintegrität, schnelle Datenverarbeitung und hohe Sicherheitsstandards, das alles lässt sich mit dieser Lösung gleichzeitig realisieren. Der Clou: wird ein Dokument geändert, ändert sich auch dessen Hash-Wert, wodurch Signatur und Siegel dann automatisch ungültig werden. Manipulationsversuche können so zuverlässig, einfach und schnell erkannt werden. Ein Problem, dem sich viele IT-Verantwortliche bei der Auswahl einer passenden Signatur- und Siegelungs-Lösung ausgesetzt sehen: die Lösungen müssen mit den Standard-Anwendungen der Schweizer Behörden kompatibel sein, sich zum Beispiel in das GEVER-System integrieren lassen. Für die Behördenmitarbeiter soll die Umstellung so gering wie nur möglich ausfallen. Im Idealfall sollen sie die elektronischen Siegel und Signaturen direkt aus den ihnen bekannten Anwendungen heraus auslösen können. Dass dies durchaus möglich ist, eine solche Integration auch schnell und unkompliziert gelingen kann, hat schon vor einigen Jahren die intarsys (Schweiz) AG , ein Unternehmen der procilon GROUP , anschaulich am Kanton Luzern unter Beweis gestellt. Gemeinsam mit CMI und Swisscom integrierte die intarsys über eine spezielle Schnittstelle Signaturdienste in verschiedene Web- und Fachanwendungen des GEVER-Systems – mit Erfolg. Neben elektronischen Siegeln und Signaturen waren und sind mit dieser Lösung auch digitale Zeitstempel realisierbar – alles On-Premises. Effektivität und Effizienz der Verwaltungsprozesse einer Behörde können so bedeutend gesteigert werden – Compliance- und Rechtskonform und unter Berücksichtigung der Nutzerfreundlichkeit für die Behördenmitarbeiter. Die Digitalisierung der Schweizer Amtsstuben wird mit der Einführung elektronischer Siegel und Signaturen einen entscheidenden Schritt vorangetrieben. Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Siegelungs- und Signaturprozesse erfolgreich digitalisieren können? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf: William Zatti (Sales Manager Schweiz) Mobile: +41 79 356 66 04 E-Mail: william.zatti@intarsys-ch.ch intarsys (Schweiz) AG Rheinfelderstrasse 12 4127 Birsfelden intarsys (Schweiz) AG

Es war am Dienstag vor den Nationalratswahlen 2019, als auf der Gemeindeverwaltung in Münsterlingen (TG) plötzlich gar nichts mehr ging. Bei Bauarbeiten im Gemeindehaus wurden versehentlich die Telefonie, das Glasfaserkabel sowie die Stromleitung beschädigt. «Kurzzeitig entstand ein Chaos», erinnert sich Gemeindeschreiberin Caroline Speck. Doch die Gemeinde bekam die Situation rasch in den Griff, bereits am nächsten Tag war eine Notleitung gelegt, und die Auszählung der Resultate der Nationalratswahlen war gesichert. Dennoch: «Wir mussten feststellen, dass wir keine Erfahrung mit solchen Situationen hatten», sagt Caroline Speck. Dieser Vorfall sowie die Einführung von Notfalltreffpunkten in allen Gemeinden des Kantons Thurgau 2023 motivierten die Gemeinde, ein Notfallkonzept zu erarbeiten. Ein solches brauche es, um im Ernstfall handlungsfähig zu bleiben, ist die Gemeindeschreiberin überzeugt. «Klar können wir nicht alles voraussehen. Aber das Konzept gibt uns eine gewisse Grundlage, um die Chaosphase möglichst kurz zu halten.» «Das Konzept gibt uns eine gewisse Grundlage, um die Chaosphase möglichst kurz zu halten.» Caroline Speck, Gemeindeschreiberin Münsterlingen (TG) Besonders wichtig ist die klare Dokumentation von Zuständigkeiten: Welche Person ist für welche Aufgaben verantwortlich, welche Hierarchien gelten, und wie können die Personen erreicht werden, wenn das Telefon- und das Handynetz zusammenbricht? Gerade für diese Situation hat die Gemeinde ihre Mitarbeitenden in der Benützung des Funknetzes geschult und zudem eine Liste mit allen Funkamateuren, die in der näheren Umgebung wohnen, zusammengestellt . Überdies hat die Gemeinde Checklisten für Notfallszenarien erstellt. Darin ist unter anderem festgehalten, welche Stellen etwa bei einem Stromausfall schnell informiert werden müssen – zum Beispiel die Aufbahrungshalle. Und auch die Information der Bevölkerung ist geregelt. Diese unterscheidet sich je nach Ereignis, bei kleineren Vorfällen wird über das Lokalradio informiert, bei grösseren über die App AlertSwiss. Zentral ist auch der Notfalltreffpunkt für die Kommunikation mit der Bevölkerung. Caroline Speck überprüft die Checklisten und Abläufe regelmässig, damit die Angaben zum Beispiel nach Personalwechseln aktuell bleiben. Am Notfalltreffpunkt hat die Gemeinde zudem Kisten mit nützlichem Material wie Taschenlampen oder batteriebetriebenen DAB+-Radios eingerichtet. Auch dieses Material wird im Rahmen von Wiederholungskursen des Zivilschutzes regelmässig geprüft. Bei der Erarbeitung all dieser Massnahmen konnte Münsterlingen auf die Unterstützung des regionalen Führungsstabs Kreuzlingen zählen. Dieser bot nicht nur eine Schulung für die Gemeindeschreiberinnen und ‑schreiber der Region an, sondern auch eine spezifische Schulung für die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung Münsterlingen. Caroline Speck rät denn auch Gemeinden, die ein Notfallkonzept erarbeiten wollen, zunächst bei bestehenden regionalen Strukturen nachzufragen: «Der regionale Führungsstab hilft gerne.» Auch der Zusammenschluss mit Nachbargemeinden könne sinnvoll sein. In jedem Fall aber gelte: «Von politischer Seite muss die Bereitschaft für Investitionen da sein.» Zum Beispiel müssen Notstromaggregate oder Funkinfrastruktur angeschafft werden. Zum Notfallkonzept gehört auch die digitale Infrastruktur. Hier hat Münsterlingen das Vorgehen klar geregelt: «Sofort die Rechner vom Netz nehmen und die IT aufbieten.» Ein externer Dienstleister betreibt die IT für die Gemeinde. Caroline Speck fühlt sich grundsätzlich gut betreut und vorbereitet: «Unsere IT-Infrastruktur wird regelmässig gewartet und durch externe Fachstellen überprüft.» Wichtige Daten seien mehrfach gesichert, und für IT-Vorfälle gebe es klare Abläufe und Zuständigkeiten. Und: «Wir verfügen über alternative Kommunikationswege, falls digitale Systeme ausfallen sollten.» Da die Gemeinde keine IT-Expertinnen und -Experten im Haus habe, gelte es bei Problemen, sich sofort Unterstützung zu holen. Wichtig sei in Bezug auf die Sicherheit aber auch eine regelmässige Sensibilisierung des Personals für mögliche Cyberangriffe. Caroline Speck ist sich bewusst: Tritt der Ernstfall ein, wird es einen Moment der Überraschung und des Chaos geben. «Wir haben bisher keine Notfälle wie längere Stromausfälle oder grössere Cyberangriffe erlebt und können nicht auf Erfahrungswerte zählen.» Sie fühlt sich dank der Checklisten und der festgelegten Zuständigkeiten gewappnet und befähigt, die Gemeinde rasch wieder in den Regelbetrieb zu führen. Zu hoffen ist natürlich, dass all diese Massnahmen aber gar nie gebraucht werden. Nadja Sutter