Eine IT-Charta kann ein einfaches und effektives Werkzeug sein, wenn sie für den Gemeindealltag gedacht ist. In der Praxis sind jedoch häufig zwei Fallstricke zu beobachten. Einige Chartas sind sehr detailliert, fast wie ein Reglement, mit juristischem Fachjargon und zahlreichen Regeln. Andere sind kürzer, bleiben aber allgemein und bieten nicht immer hilfreiche Antworten. Ein pragmatischer Ansatz besteht darin, von den tatsächlichen Situationen in der Gemeinde auszugehen. Eine nützliche Charta beantwortet konkrete Fragen: Nutzung von E-Mails, Verwaltung von Passwörtern, Reaktion auf verdächtige Nachrichten oder Nutzung persönlicher Geräte. Zum Beispiel: «Die private Nutzung der beruflichen E-Mail ist gelegentlich gestattet, solange sie begrenzt bleibt und die berufliche Tätigkeit nicht beeinträchtigt.» Eine solche einfache Formulierung hilft, Unklarheiten zu beseitigen und einen klaren Rahmen zu schaffen. Das Ziel ist nicht, alles abzudecken, sondern verständliche und anwendbare Leitplanken zu bieten. Eine klare Regel ist immer effektiver als ein allgemeines Prinzip, das schwer zu interpretieren ist. Eine nützliche Charta bleibt im Einklang mit den vorhandenen Werkzeugen und Arbeitspraktiken. Sie ersetzt weder technische Massnahmen noch Schulungen, sondern ergänzt diese, indem sie einen gemeinsamen Rahmen schafft. Am Ende hängt ihr Wert nicht von ihrer Länge ab, sondern von ihrer Nutzung. Ein einfaches, bekanntes und angewendetes Dokument bleibt oft die beste Lösung. Grégory Grin

Innerhalb von wenigen Monaten hat der Freiburger Gemeindeverband (FGV) zusammen mit einem lokalen Partner einen KI-Assistenten entwickelt. Der Chatbot wurde Mitte Februar 2025 lanciert und davor mit wichtigen Dokumenten des Freiburger Gemeindeverbandes trainiert, greift aber nicht auf das ganze Internet zu. So kann eine hohe Qualität der Antworten garantiert werden. Bisher hat der Assistent rund 1800 Fragen beantwortet, gleichzeitig nahmen die Fragen der Gemeinden an das Team des Verbands aber nicht ab. Das neue Tool beantwortet einfache und sehr gezielte Anfragen direkt und erlaubt es so den Mitarbeitenden des FGV, mehr Zeit für die komplexeren und strategischen Fragestellungen aufzuwenden. Der Freiburger Gemeindeverband zeigt also: Ein KI-Assistent kann eine wertvolle Unterstützung sein, ersetzt aber niemals die persönliche Beratung durch die Mitarbeitenden. Grégory Grin

Die Lehrpläne in der Schweiz enthalten bereits Elemente einer digitalen Kultur, was eine solide Basis ist. In einem sich ständig wandelnden Umfeld ist es aber notwendig, diese Arbeit voranzutreiben, die Inhalte zu aktualisieren und zu ergänzen. Die Jugendlichen auf die Zukunft vorzubereiten, heisst nicht nur, ihnen beizubringen, wie sie ein Gerät nutzen oder Informationen suchen können. Vielmehr müssen sie lernen, anders zu denken, zu analysieren, und ihr digitales Umfeld zu verstehen und zu gestalten. Konkret kann dies durch einfache und fächerübergreifende Ansätze geschehen: durch die Analyse sozialer Medien im Sprachunterricht, die Programmierung einer Simulation in Mathematik, ein Hinterfragen der Verwendung von Algorithmen in Geschichte, das Experimentieren mit Sensoren in Naturwissenschaften oder das Erkunden digitaler Kreation in Kunst. Noch weiter gehen können interdisziplinäre Projekte, bei denen die Schülerinnen und Schüler eine digitale Lösung für ein Problem in ihrer Umgebung entwickeln, beispielsweise ein von der Gemeinde in Auftrag gegebenes Projekt, oder Workshops, in denen sie kritisch und verantwortungsbewusst mit dem Einsatz generativer künstlicher Intelligenz experimentieren. Junge Menschen auf Berufe vorzubereiten, die es noch nicht gibt, bedeutet, in die Weiterentwicklung und Vereinheitlichung der Lehrpläne zu investieren. Die Geräte und Tools werden immer nur eine unterstützende Rolle spielen. Der nachhaltige Wert der digitalen Bildung entsteht in der Kultur. Grégory Grin

Auch wenn die Gemeinden unterschiedlich sind, haben sie alle dieselben Herausforderungen. Alle Gemeinden müssen den Datenschutz gewährleisten, den steigenden Anforderungen an die Compliance genügen, sich an neue gesetzliche Vorgaben anpassen und die internen Kompetenzen weiterentwickeln. Alle möchten den Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen vereinfachen, ihre Prozesse modernisieren und auf steigende digitale Erwartungen reagieren. Der Austausch zwischen Gemeinden – unabhängig von ihrem Profil – ermöglicht mehr Effizienz und Kohärenz. Erfahrungen teilen, bestimmte Lösungen gemeinsam entwickeln, von gemeinsamen Schulungen profitieren oder einfach die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt stellen: All das sind einfache Schritte, die Zeit und Geld sparen. Im Gegensatz dazu kann ein Alleingang dazu führen, Entscheidungen zu treffen, die nicht den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen, oder Tools einzuführen, die nicht mit zukünftigen Standards kompatibel sind. Gemeinsame Nutzung bedeutet nicht Uniformierung. Es geht vielmehr darum, eine gemeinsame Basis, eine gemeinsame Sprache und einen nützlichen Referenzrahmen für alle aufzubauen. In diesem Geist ist beispielsweise die Initiative DIGI-FR im Kanton Freiburg entstanden. Digitalisierung heisst nicht Abkapselung. Es heisst Zusammenarbeit. Und in diesem Bereich haben sowohl die kleineren als auch die grösseren Gemeinden immer etwas beizutragen. Grégory Grin

Digitale Souveränität ist die Fähigkeit, die Kontrolle über die eigene Infrastruktur, die eigenen Systeme und Daten zu behalten. Für die Schweizer Gemeinden bedeutet dies nicht, alles selbst zu machen, sondern informierte Entscheidungen zu treffen. Wer beispielsweise ein kostenloses Tool aus den USA nutzt, setzt seinen Datenaustausch potenziell ausländischen Gesetzen aus (wie dem Cloud Act). Wer seine Dokumente in einer ISO-zertifizierten Schweizer Cloud speichert, behält die bessere Kontrolle über seine digitale Umgebung. Digitale Souveränität tangiert auch die Resilienz. Eine Gemeinde, die vollständig von einem einzigen Anbieter abhängig ist, verliert ihren Handlungsspielraum. Wenn sie hingegen offene Formate, dokumentierte Schnittstellen und ein Hosting in der Schweiz verlangt, bewahrt sie sich ihre Handlungsfähigkeit. Die Frage der digitalen Souveränität stellt sich noch stärker bei Diensten, die man als wesentlich bezeichnen kann – wie bei der digitalen Identität oder dem Gesundheitswesen. Diese Infrastrukturen nutzen die Menschen im Alltag. Werden sie durch private Strukturen gesteuert, ohne ausreichenden Kontrollspielraum für die öffentliche Verwaltung, so lässt dies Bedenken aufkommen. Der Bund selbst hat dies erkannt, indem er die Wichtigkeit einer souveränen e-ID bekräftigt. Digitale Souveränität heisst, langfristig die Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit zu gewährleisten sowie sich technologischen Entwicklungen anpassen zu können. Für die Gemeinden bedeutet dies, die Kontrolle über ihre Tools zu behalten, bei Bedarf den Anbieter zu wechseln und die Daten der Einwohnerinnen und Einwohner zu schützen. Grégory Grin

Die Softwarelösung spielt eine Schlüsselrolle für die Gemeindeverwaltung, die Finanzen, die Einwohnerkontrolle, die Bauverwaltung und viele weitere Dienststellen. Wichtige Kriterien, die es bei der Ausschreibung zu beachten gilt, sind: 1. Spezifische Funktionen: Identifizieren Sie die Funktionen für jene Aufgaben, die in Ihrem Kanton speziell an die Gemeinden delegiert wurden (zum Beispiel Steuern), und stellen Sie sicher, dass die Lösung diese auch wirklich unterstützt. 2. Skalierbarkeit: Die Lösung muss sich an künftige Anforderungen anpassen können, zum Beispiel die Integration eines virtuellen Schalters oder neue Datenschutzanforderungen. 3. Migration der Daten: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter einen soliden Plan, einen qualitativ bewährten Ansatz und Beispiele für erfolgreiche Migrationen hat. Holen Sie Referenzen von anderen Gemeinden ein. 4. User Experience: Wählen Sie eine Software, die intuitiv zu bedienen ist und wenig Schulung erfordert. Fragen Sie nach Demonstrationen. 5. Support und Schulungen: Überprüfen Sie die angebotenen Schulungen und den Support. 6. Normen und Standards: Die Softwarelösung sollte bestehende Normen berücksichtigen und die Informationssicherheit sowie die Interoperabilität mit anderen Systemen gewährleisten. 7. Gesamtkosten: Berücksichtigen Sie sowohl die Kosten für die Migration (Projekt) als auch die wiederkehrenden Kosten (Wartung, Updates, Support), um Überraschungen zu vermeiden. Der Wechsel der Softwarelösung einer Gemeindeverwaltung ist strategisch wichtig. Indem Sie Ihre Bedürfnisse analysieren, die Datenmigration planen, die Benutzererfahrung berücksichtigen und die Kosten abschätzen, maximieren Sie Ihre Chancen, die richtige Wahl zu treffen. Grégory Grin

Bei der digitalen Transformation von Gemeindeverwaltungen ist die Übernahme von technischen Normen und Standards ein Schlüssel zum Erfolg. Diese Standards gewährleisten die Interoperabilität der Systeme und ermöglichen es den Gemeinden, sich effizient mit anderen Institutionen oder digitalen Diensten zu vernetzen, seien es kantonale Dienststellen, Bundesstellen oder lokale Partner. Sie fördern auch ein harmonisiertes Projektmanagement und senken die Kosten, da herstellerspezifische Lösungen vermieden werden, die oft nicht zukunftssicher sind. Ein wichtiger Mehrwert dieses Ansatzes ist die erhöhte Datensicherheit. Diese ist für Schweizer Gemeinden besonders entscheidend, denn deren Verwaltungen verarbeiten eine grosse Menge sensibler Personendaten. Die Einhaltung von Standards trägt zur Stärkung des Datenschutzes und zur Vermeidung von Risiken bei. Durch die Anwendung anerkannter Standards profitieren die Gemeinden von einer höheren Zuverlässigkeit ihrer digitalen Infrastruktur und stärken gleichzeitig das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger. Die eCH-Standards, insbesondere der neue Standard eCH0258, bieten einen unverzichtbaren technischen Rahmen für die Harmonisierung von E-Government-Prozessen und die Förderung der Transparenz. Sie vereinfachen nicht nur die interkommunale Zusammenarbeit, sondern auch den Zugang der Bevölkerung zu Onlinediensten und gewährleisten so eine einheitliche und sichere Nutzererfahrung. Die Befolgung dieser Standards ermöglicht es den Gemeinden also, nachhaltige Lösungen zu wählen und gleichzeitig zu vermeiden, dass sie in begrenzten, nicht skalierbaren und langfristig teuren Systemen gefangen sind. Letztlich ist dies keine Option, sondern ein Garant für Zuverlässigkeit und Effizienz in einer zunehmend digitalisierten Welt. Grégory Grin

Statt sich auf isolierte technische Projekte zu beschränken, gilt es, eine echte Dynamik der digitalen Transformation in einer Gemeinde zu fördern. Dafür ist es entscheidend, ein günstiges internes Umfeld zu schaffen. Hier einige konkrete Vorschläge: Kartieren Sie Prozesse, um Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen und Prioritäten zu setzen. Definieren Sie die Ziele und den erwarteten Nutzen der digitalen Transformation, integrieren Sie diese in die langfristigen Entwicklungspläne der Gemeinde, und stellen Sie Budgets dafür zur Verfügung. Bilden Sie Projektteams mit Angestellten aus verschiedenen Bereichen , um den Austausch zu fördern und die digitale Transformation in alle Bereiche zu integrieren. Lancieren Sie Pilotprojekte , bevor Massnahmen in grösserem Massstab eingeführt werden. Organisieren Sie Gespräche mit anderen Gemeinden, Experten und akademischen Einrichtungen, um sich über Wissen und bewährte Verfahren auszutauschen. Bieten Sie Weiterbildungen zu neuen Technologien und Arbeitsmethoden an. Die digitale Transformation ist weder ein Luxus, der nur Grossstädten vorbehalten ist, noch eine unerreichbare Anforderung für kleine Gemeinden. Sie ist eine Chance für jede Verwaltung, ihre Effizienz zu steigern, ihre Erreichbarkeit zu verbessern und sich auf die Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten. Grégory Grin

Ein nutzerzentrierter Ansatz drängt sich angesichts dieser Fragestellung auf. Aktive Beobachtung, Verhaltensanalysen und das Eintauchen in den Alltag der Mitarbeitenden und der Bevölkerung bieten eine authentischere und tiefer gehende Perspektive als das reine Zusammentragen von Bedürfnissen. Die nachfolgend aufgezählten Methoden sollten während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts angewandt werden. Sie ermöglichen es, unausgesprochene Probleme zu erkennen, die tatsächlichen Interaktionen mit den kommunalen Diensten zu verstehen und signifikante Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Um auftretende Probleme zu verstehen, testen Sie die Erfahrungen eines Nutzenden des Dienstes und tauchen Sie in die Tätigkeit der betreffenden Gemeindeabteilung ein, zum Beispiel im Rahmen eines sogenannten Job-Shadowing. Binden Sie die Endnutzenden sehr früh ein, indem Sie beispielsweise partizipative Workshops durchführen oder Diskussionsgruppen bilden. Führen Sie Usability-Tests und Pilotphasen durch. Richten Sie Gefässe ein, um nach der Inbetriebnahme eines Services kontinuierlich Rückmeldungen der Nutzerinnen und Nutzer zu sammeln und zu analysieren. Nutzen Sie die vorhandenen Daten, um Nutzungstrends zu identifizieren und Probleme zu erkennen. Managen Sie Änderungsanfragen auf eine Weise, die Platz für Kreativität lässt, indem sie beispielsweise kokreative Ateliers organisieren. Wenn Gemeindeverwaltungen solche Methoden einführen, können sie ihre Nähe zu den Nutzerinnen und Nutzern beibehalten und ausbauen und gleichzeitig ihre eigenen Bedürfnisse und Anforderungen an die Effizienz berücksichtigen. Wie wäre es also, wenn jedes Ihrer Projekte mit einem Job-Shadowing am Gemeindeschalter beginnen würde? Grégory Grin

Wenn man von digitaler Verwaltung spricht, steht die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen an erster Stelle der Erwartungen, die von der Bevölkerung, aber auch vom Gemeindepersonal geäussert werden. Eine Gemeinde, die Ressourcen und Finanzen für die Digitalisierung einsetzt, erwartet von dieser auch Vorteile für das interne Funktionieren der Verwaltung – und das soll auch so sein. Doch die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen ist ein komplexes Thema. Es berührt zahlreiche Bereiche und auch rechtliche Grundlagen. Eine Automatisierung von Anfang bis Ende und ohne Medienbruch heisst auch, eine Interoperabilität zwischen einer grossen Vielzahl an Systemen und Daten ermöglichen zu müssen. Dieser Prozess passiert nicht von heute auf morgen. Im Gegenteil handelt es sich um ein Vorgehen in mehreren Etappen. Während dieser Etappen müssen die Gemeinden weiterhin normal funktionieren. Sie können keinen Pause-Knopf drücken, während sie digitalisieren. So kann es vorkommen, dass in gewissen Etappen der Fokus auf einen bestimmen Teilbereich gerichtet wird, während andere Teilbereiche weniger beachtet werden – was dazu führt, dass die Resultate einer Etappe einmal eher für die Bevölkerung sichtbar sind und die Resultate einer anderen eher verwaltungsintern erkennbar sind. Es kann auch sein, dass in einer Etappe nur einige erste Schritte auf dem Weg zur vollständigen Automatisierung gemacht werden. Zentral für ein Vorwärtskommen auf diesem Weg sind folgende Punkte: Das Ziel sollte stets sein, einen Mehrwert für alle Involvierten zu generieren, indem ein gutes Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Phasen der Initiative gesucht wird. Dabei ist es zentral, jedes Mal verständlich und transparent aufzuzeigen, was eine Etappe der Bevölkerung und der Gemeindeverwaltung bringt, auch wenn es sich um einen Zwischenschritt handelt. Die Sicht der Nutzerinnen und Nutzer, das heisst der Bevölkerung, sowie der Alltag der Verwaltungsdienste sollte stets im Blick behalten werden. Letztere sollten ein Mitspracherecht in der Festlegung des Digitalisierungsfahrplans erhalten. Der Kurs auf eine durchgehende Automatisierung zwischen den verschiedenen beteiligten Systemen muss beibehalten werden. Wichtig ist es, dabei zu erklären, dass dies zwar Zeit braucht, aber jeder Schritt nach und nach dazu beiträgt, dieses Ziel näher zu bringen. Die wichtigsten Zutaten auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung sind in anderen Worten: zu akzeptieren, dass wir in Etappen voranschreiten, jede dieser Etappen wertzuschätzen und mit dem Alltag der Bevölkerung aber auch der Verwaltungsangestellten verbunden zu bleiben. Grégory Grin